Betalingsherinnering en aanmaning: voorbeeldteksten en termijnen

De betaaltermijn is verstreken en het geld staat er niet. Vervelend, maar meestal gewoon vergeetachtigheid. Met een nette herinnering en, als het moet, een formele aanmaning krijg je bijna altijd alsnog je geld. Hieronder staan drie voorbeeldbrieven die je direct kunt overnemen: een vriendelijke eerste herinnering, een dringender tweede, en een laatste aanmaning die juridisch klopt.

Drie brieven, drie tonen

De kunst van herinneren is doseren: begin licht en word per brief formeler. Een boze eerste herinnering kost je de klantrelatie; een te softe derde brief kost je je geld. Vul in de voorbeelden de teksten tussen [blokhaken] in en verstuur de factuur telkens opnieuw als bijlage.

Voorbeeld 1: de vriendelijke eerste herinnering

Versturen: 3 tot 5 dagen na de vervaldatum. Toon: neutraal, ga ervan uit dat het per ongeluk is.

Onderwerp: Herinnering factuur [nummer]

Beste [naam],

Volgens mijn administratie staat factuur [nummer] van [datum] à [bedrag] nog open; de betaaltermijn verliep op [vervaldatum]. Waarschijnlijk is het aan je aandacht ontsnapt. Zou je de betaling deze week willen overmaken naar [IBAN] t.n.v. [naam]? De factuur zit voor de zekerheid nog een keer bijgevoegd.

Is de betaling inmiddels onderweg, dan kun je deze herinnering uiteraard negeren. Alvast bedankt!

Met vriendelijke groet, [naam]

Negen van de tien keer is dit genoeg. Bij een vaste klant werkt even bellen vaak nog sneller dan mailen.

Voorbeeld 2: de tweede herinnering

Versturen: zo'n twee weken na de vervaldatum, als de eerste herinnering niets opleverde. Toon: nog steeds netjes, maar met een concrete termijn en een vooruitblik op wat er anders volgt.

Onderwerp: Tweede herinnering factuur [nummer]

Beste [naam],

Op [datum eerste herinnering] stuurde ik je een herinnering voor factuur [nummer] à [bedrag]. Tot vandaag heb ik de betaling helaas niet ontvangen. Ik verzoek je het bedrag binnen 7 dagen over te maken naar [IBAN].

Is er een reden waarom de betaling uitblijft, bijvoorbeeld een vraag over de factuur? Laat het me dan even weten, dan komen we er samen uit. Blijft betaling zonder bericht uit, dan stuur ik een formele aanmaning en ben ik genoodzaakt wettelijke rente en incassokosten in rekening te brengen.

Met vriendelijke groet, [naam]

De uitnodiging om te reageren is niet alleen aardig: als er een geschil over de factuur blijkt te zijn, wil je dat nu weten en niet pas bij de rechter.

Voorbeeld 3: de laatste aanmaning (veertiendagenbrief)

Versturen: als ook de tweede herinnering onbeantwoord blijft. Toon: zakelijk en formeel. Voor particuliere klanten is deze brief wettelijk verplicht voordat je incassokosten mag rekenen, en de formulering luistert nauw.

Onderwerp: Laatste aanmaning factuur [nummer]

Geachte [naam],

Ondanks mijn herinneringen van [datum] en [datum] is factuur [nummer] van [factuurdatum] à [bedrag] nog niet voldaan. Ik stel u hierbij in gebreke en verzoek u het openstaande bedrag over te maken naar [IBAN] t.n.v. [naam] binnen 14 dagen nadat deze brief bij u is bezorgd.

Blijft betaling binnen deze termijn uit, dan ben ik genoodzaakt buitengerechtelijke incassokosten van [bedrag incassokosten] in rekening te brengen, naast de wettelijke rente. Ook geef ik de vordering dan uit handen.

Ik ga ervan uit dat het niet zover hoeft te komen.

Met vriendelijke groet, [naam]

Twee details waar deze brieven juridisch op sneuvelen: de termijn van 14 dagen gaat pas in op de dag ná ontvangst van de brief (dus niet "binnen 14 dagen na dagtekening"), en het bedrag aan incassokosten moet concreet genoemd worden. Dat bedrag volgt uit de wettelijke staffel: 15% over de eerste € 2.500 van de hoofdsom, met een minimum van € 40. Bij een factuur van € 1.000 noem je dus € 150.

Voor zakelijke klanten is de veertiendagenbrief niet verplicht: daar mag je incassokosten en handelsrente al direct na de vervaldatum rekenen. Een formele aanmaning sturen blijft ook dan verstandig, als bewijs voor je dossier.

Wat moet er juridisch in een aanmaning?

Hoe je hem ook formuleert, een aanmaning die standhoudt bevat in elk geval:

• het factuurnummer, de factuurdatum en het openstaande bedrag;
• een duidelijke laatste betaaltermijn (bij particulieren: 14 dagen na ontvangst);
• de aankondiging van incassokosten (bij particulieren: met het exacte bedrag) en wettelijke rente;
• je betaalgegevens, zodat de klant direct kan betalen.

Verstuur de laatste aanmaning zo dat je de ontvangst kunt aantonen: aangetekend, of per e-mail met de vraag om een ontvangstbevestiging (en bewaar je verzonden items).

Wat mag je erbovenop rekenen?

Vanaf de dag na de vervaldatum mag je wettelijke rente rekenen: de handelsrente van 10,4% per jaar bij zakelijke klanten (stand per 1 juli 2026), of de gewone wettelijke rente van 4% per jaar bij particulieren (stand per 1 januari 2026). Deze percentages worden twee keer per jaar herzien; de actuele stand vind je op rijksoverheid.nl. Na een correcte aanmaning komen daar de buitengerechtelijke incassokosten uit de wettelijke staffel bij; bij zakelijke klanten mag dat zelfs direct na de vervaldatum, zonder aanmaning.

Blijft het geld uit?

Dan volgt de volgende stap: een incassobureau, deurwaarder of de kantonrechter. Die hele route, inclusief de volledige incassostaffel, de actuele wettelijke rente en de verjaringstermijnen, staat in factuur niet betaald? Zo krijg je alsnog je geld.

Zo doe je het in Finq

Voorkomen is beter: zet een duidelijke betaaltermijn op je factuur en houd bij welke facturen openstaan. Finq laat op het dashboard zien welke facturen over de termijn heen zijn, en een herinnering verstuur je vanuit de factuur zelf, met de factuur er automatisch bij. Met een betaallink erbij betaalt je klant direct online, zonder overtypen. Bekijk hoe factureren werkt.

Dit artikel is algemene uitleg en geen juridisch advies. Bij grote bedragen of een echt geschil is het verstandig een jurist mee te laten kijken.