BTW-aangifte doen als zzp'er: stap voor stap

Elk kwartaal btw-aangifte doen hoort bij het zzp-bestaan. Het goede nieuws: als je administratie op orde is, is de aangifte zelf vooral overtypen. Zo werkt het, stap voor stap.

Wanneer moet je aangifte doen?

De meeste zzp'ers doen per kwartaal aangifte. De deadline is steeds de laatste dag van de maand na het kwartaal: over januari tot en met maart uiterlijk 30 april, over april tot en met juni uiterlijk 31 juli, enzovoort. Vóór die datum moet ook de betaling binnen zijn bij de Belastingdienst, niet alleen de aangifte. Te laat betekent al snel een boete, ook als je niets hoeft af te dragen.

Stap 1: zet je omzet op een rij

Tel alle facturen met factuurdatum in het kwartaal bij elkaar, exclusief btw, en de btw die je daarover in rekening bracht. In de aangifte heet dit rubriek 1a (hoge tarief) en 1b (lage tarief). Factureerde je met btw verlegd binnen Nederland, dan hoort die omzet in rubriek 2a. Omzet aan zakelijke klanten in andere EU-landen gaat naar rubriek 3b, buiten de EU naar 3a.

Stap 2: trek je voorbelasting af

De btw die jij betaalde over zakelijke kosten en investeringen is voorbelasting (rubriek 5b) en gaat van je af te dragen btw af. Denk aan je telefoonabonnement, software, gereedschap of de laptop van de zaak. Voorwaarde is wel dat je er een factuur of bon van hebt die aan de factuureisen voldoet.

Stap 3: vul de aangifte in

Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk en neem de bedragen per rubriek over. Het saldo (rubriek 5c) is wat je moet betalen of terugkrijgt. Betaal je, vermeld dan het juiste betalingskenmerk van het tijdvak, anders kan de betaling niet worden gekoppeld.

Veelgemaakte fouten

• Factuurdatum versus betaaldatum. Bij het factuurstelsel (de standaard voor b2b) telt de factuurdatum, niet wanneer de klant betaalt. Een decemberfactuur die in januari wordt betaald, hoort dus bij het vierde kwartaal.
• Privégebruik vergeten. Gebruik je zaken ook privé, zoals je auto of telefoon, dan moet je een deel van de voorbelasting corrigeren, meestal in de laatste aangifte van het jaar.
• Nul-aangifte overslaan. Geen omzet dit kwartaal? Je moet toch aangifte doen, desnoods met allemaal nullen.
• Een fout laten zitten. Kom je er later achter dat een aangifte niet klopte, dan corrigeer je dat met een suppletie. Kleine verschillen tot 1.000 euro mag je in de eerstvolgende aangifte verrekenen.

En de KOR dan?

Blijft je omzet onder de omzetgrens van de kleineondernemersregeling, dan kun je vrijstelling van btw aanvragen: geen btw op je facturen, geen aangifte. Maar ook geen voorbelasting terugvragen, en je zit er in principe drie jaar aan vast. Reken dat goed door voordat je kiest.

Zo doe je er het minste werk aan

Alle bedragen hierboven komen rechtstreeks uit je administratie. Houd je die het hele kwartaal bij, dan is de aangifte een kwestie van minuten. Finq zet je facturen en kosten automatisch om naar precies deze rubrieken, inclusief verlegde en buitenlandse omzet, zodat je alleen nog hoeft over te typen.

Liever dat die rubrieken voor je klaarstaan? Bekijk hoe de BTW-aangifte werkt in Finq.