BTW-aangifte doen als zzp'er: stap voor stap

Elk kwartaal btw-aangifte doen hoort bij het zzp-bestaan. Het goede nieuws: als je administratie op orde is, is de aangifte zelf vooral overtypen. Dit is de complete doorloop: elke rubriek uitgelegd aan de hand van één rekenvoorbeeld, de deadlines, het verschil tussen kas- en factuurstelsel en de fouten die je wilt voorkomen.

Wanneer moet je aangifte doen?

De meeste zzp'ers doen per kwartaal aangifte, op Mijn Belastingdienst Zakelijk. De deadline is steeds de laatste dag van de maand na het kwartaal, en vóór die datum moet ook de betaling binnen zijn bij de Belastingdienst, niet alleen de aangifte.

Geen omzet en geen kosten dit kwartaal? Dan doe je een nulaangifte; overslaan mag niet.

Kas- of factuurstelsel: welk kwartaal telt?

Voordat je gaat optellen moet je weten in welk kwartaal een bedrag thuishoort:

• Factuurstelsel (de standaard voor wie aan bedrijven levert): de factuurdatum telt, ongeacht wanneer de klant betaalt. Een decemberfactuur die in januari wordt betaald, hoort bij het vierde kwartaal.
• Kasstelsel (vooral voor wie aan particulieren levert): de betaaldatum telt, en alleen betaalde facturen doen mee.

De btw op kosten en investeringen trek je in beide stelsels af in het kwartaal waarin de kosten vallen. In Finq stel je het stelsel één keer in; de aangiftepagina rekent er daarna automatisch mee.

De rubrieken, één voor één

We lopen de aangifte door met één voorbeeld. Sanne is schilder en had in het tweede kwartaal € 10.000 omzet tegen 21%, € 4.000 aan schilderwerk aan woningen ouder dan twee jaar tegen 9%, en € 5.000 als onderaannemer met verlegde btw. Ze kocht voor € 2.000 in bij een collega-onderaannemer (btw naar haar verlegd), maakte € 3.000 aan gewone kosten met € 630 btw, en kocht een laptop van € 1.000 met € 210 btw.

1a: leveringen en diensten belast met 21%

Je omzet exclusief btw tegen het hoge tarief, met in de btw-kolom de btw die je daarover rekende. Sanne: € 10.000 omzet, € 2.100 btw.

1b: leveringen en diensten belast met 9%

Hetzelfde voor het verlaagde tarief, bijvoorbeeld het arbeidsdeel van schilder- en stukadoorswerk aan woningen ouder dan twee jaar. Sanne: € 4.000 omzet, € 360 btw. Staan op één factuur regels met 21% én 9% (in de bouw heel gewoon), dan splits je die over 1a en 1b.

1d: privégebruik, alleen in de laatste aangifte van het jaar

Gebruik jij spullen van de zaak ook privé, dan corrigeer je in de laatste aangifte van het jaar de btw die je daarvoor hebt afgetrokken. Het bekendste geval is de auto van de zaak: zonder sluitende kilometeradministratie reken je 2,7% van de catalogusprijs inclusief btw en bpm, of 1,5% als je bij de aanschaf geen btw hebt afgetrokken of het privégebruik later plaatsvindt dan vier jaar na het jaar van ingebruikname. Houd je je ritten wél sluitend bij, dan reken je naar werkelijk privégebruik. Eén keer per jaar, en o zo makkelijk te vergeten.

1e: omzet met 0% of btw verlegd binnen Nederland

Omzet waarover je zelf geen btw rekent omdat de heffing bij je Nederlandse afnemer ligt, zoals onderaanneming in de bouw. Alleen de omzet, geen btw. Sanne: € 5.000.

2a: btw naar jou verlegd

De spiegel van 1e: inkoop waarbij de leverancier de btw naar jou verlegde. Je geeft het bedrag op en rekent er zelf 21% btw over. Die btw telt mee bij wat je verschuldigd bent (5a), maar mag je meestal ook meteen als voorbelasting aftrekken (5b); per saldo betaal je er dan niets over. Sanne: € 2.000 met € 420 btw.

3a en 3b: omzet over de grens

Lever je aan klanten buiten de EU, dan is dat uitvoer: rubriek 3a, zonder btw. Voor zakelijke klanten in andere EU-landen verleg je de btw naar je klant: rubriek 3b. Let op: bij omzet in 3b moet je naast de btw-aangifte óók een opgaaf ICP indienen; daar staat een boete op als je het vergeet. Hoe je zulke facturen opstelt lees je in btw verleggen naar buitenlandse klanten. Sanne heeft dit kwartaal geen buitenlandse omzet.

4a en 4b: inkoop uit het buitenland

Het spiegelbeeld van rubriek 3: diensten of goederen die jij afneemt van leveranciers buiten de EU (4a) of uit andere EU-landen (4b), denk aan Amerikaanse software-abonnementen. Ook hier geef je de btw zelf aan én trek je hem als voorbelasting weer af.

5a, 5b en het saldo

Rubriek 5a is alle verschuldigde btw bij elkaar: de btw uit 1a, 1b, 2a, 4a en 4b. Voor Sanne: € 2.100 + € 360 + € 420 = € 2.880. Rubriek 5b is je voorbelasting: alle btw op kosten en investeringen, plus de verlegde btw uit 2a, 4a en 4b. Sanne: € 630 + € 210 + € 420 = € 1.260. Het saldo, 5a min 5b, is wat je betaalt of terugkrijgt: Sanne maakt € 1.620 over. Voorwaarde voor elke euro voorbelasting: een factuur of bon die aan de factuureisen voldoet.

Afronden: hele euro's, in je eigen voordeel

Het aangifteformulier neemt alleen hele euro's aan; centen kun je er niet in kwijt. Afronden mag je per rubriek in je eigen voordeel doen: je omzet en de btw die je moet betalen naar beneden, je voorbelasting naar boven. Doe dat per rubriek en niet per factuur, want dan schuif je bedragen op die in je administratie tot op de cent kloppen. Finq toont de bedragen daarom altijd met centen en rondt niet zelf af: het afronden hoort thuis op het moment dat jij de bedragen overtypt in het formulier.

Rubrieken 1c (overige tarieven) en 3c (afstandsverkopen) blijven hier buiten beschouwing; heb je daarmee te maken, kijk dan op belastingdienst.nl.

Veelgemaakte fouten

• Privégebruik vergeten. Rubriek 1d komt maar één keer per jaar langs en kost echte btw als je hem overslaat.
• Verlegde btw aan één kant boeken. Bij ontvangen verlegde facturen hoort het bedrag aan beide kanten: als verschuldigde btw in 2a (of 4a/4b) én als voorbelasting in 5b. Vergeet je één kant, dan klopt je saldo niet.
• Voorbelasting zonder factuur. Een pinbonnetje zonder btw-specificatie of een ontbrekende factuur betekent bij controle: geen aftrek.
• Factuurdatum en betaaldatum door elkaar. Kies één stelsel en houd je eraan; wisselen per kwartaal mag niet.
• De opgaaf ICP overslaan. Omzet in 3b zonder ICP-opgaaf levert een boete op, ook als de btw-aangifte zelf klopt.
• Een fout laten zitten. Kom je er later achter dat een aangifte niet klopte, dan corrigeer je dat met een suppletie. Kleine verschillen tot € 1.000 mag je in de eerstvolgende aangifte verrekenen.

Wat gebeurt er als je te laat bent?

Dien of betaal je te laat, dan kan de Belastingdienst een naheffingsaanslag met verzuimboete opleggen; voor te laat indienen en te laat betalen gelden aparte boetes, en die lopen op bij herhaling. De actuele bedragen staan op belastingdienst.nl. Te laat is bovendien zonde, want het geld had er al moeten zijn: zet de btw van elke factuur meteen apart, dan is de betaling nooit een verrassing.

En de KOR dan?

Blijft je omzet onder de € 20.000 per jaar, dan kun je met de kleineondernemersregeling vrijstelling van btw krijgen: geen btw op je facturen en geen aangifte, maar ook geen voorbelasting terug. Reken dat goed door voordat je kiest.

Zo doe je het in Finq

Alle bedragen hierboven komen rechtstreeks uit je administratie. Finq zet je facturen en kosten automatisch om naar precies deze rubrieken, inclusief verlegde en buitenlandse omzet, waarschuwt wanneer je een opgaaf ICP moet doen, en kent zowel het factuur- als het kasstelsel. Heb je de aangifte ingediend, dan vink je het kwartaal af met "Markeer als ingediend": zo zie je in één oogopslag welke tijdvakken zijn afgehandeld en houdt de app de eerstvolgende deadline voor je in de gaten. Bekijk hoe de BTW-aangifte werkt in Finq.

Dit artikel is algemene uitleg, geen persoonlijk belastingadvies. Controleer de cijfers of overleg met je boekhouder voordat je indient.