Waar moet een factuur aan voldoen? De factuureisen op een rij
Bijgewerkt op 11 juli 2026 · 7 min lezen
De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan wat er op een factuur moet staan. Mis je iets, dan kan dat jou een boete opleveren en je klant zijn btw-aftrek kosten. Gelukkig is het lijstje goed te overzien. Dit zijn alle eisen als afvinkbare tabel, plus de vereenvoudigde factuur, de bijzondere gevallen zoals btw verlegd en de KOR, en de fouten die in de praktijk het vaakst misgaan.
De verplichte gegevens: je checklist
Loop elke factuur langs deze tabel. Staat alles erop, dan zit je goed.
| Verplicht onderdeel | Waarom het moet |
|---|---|
| Je volledige naam en die van je klant | De juridische naam of handelsnaam zoals bij de KVK geregistreerd; zo is duidelijk wie aan wie levert |
| Je volledige adres en dat van je klant | Het vestigingsadres; een postbus alleen is niet genoeg |
| Je btw-identificatienummer | Het nummer dat begint met NL en eindigt op B01 of hoger; je klant heeft het nodig voor zijn btw-aftrek |
| Je KVK-nummer | Identificeert je onderneming eenduidig |
| De factuurdatum | Bepaalt in welk btw-tijdvak de factuur valt |
| Een opeenvolgend factuurnummer | Maakt je administratie controleerbaar: geen gaten, geen dubbele nummers |
| Omschrijving van wat je leverde | Aard en hoeveelheid: welke dienst, hoeveel uur, welke goederen |
| De leverdatum of -periode | Wanneer de dienst is verricht of de goederen zijn geleverd |
| Het bedrag exclusief btw, per btw-tarief | Lever je tegen verschillende tarieven, dan uitgesplitst per tarief |
| Het btw-tarief en het btw-bedrag in euro's | Zodat klant en Belastingdienst de btw kunnen controleren |
Factuurnummering: doorlopend, zonder gaten
Elke factuur krijgt een uniek nummer uit een doorlopende reeks. Meerdere reeksen mag (bijvoorbeeld per jaar of per bedrijfsonderdeel), zolang elke reeks zelf doorloopt. Wat niet mag: nummers overslaan of een verstuurde factuur weggooien. Klopt een factuur niet, dan verwijder je hem niet maar herstel je hem met een creditfactuur en een nieuwe factuur; hoe dat werkt lees je in creditfactuur maken.
De vereenvoudigde factuur (tot € 100)
Voor facturen tot € 100 inclusief btw, en voor correctiefacturen die naar een eerdere factuur verwijzen, gelden lichtere eisen. Dan volstaan: de factuurdatum, je naam en adres, een omschrijving van wat je leverde, en het btw-bedrag (of de gegevens waarmee dat te berekenen is). Handig om te weten, maar voor de meeste zzp-facturen niet relevant; en let op: bij levering aan een ander EU-land of bij afstandsverkopen mag de vereenvoudigde factuur niet.
Bijzondere gevallen: extra of juist andere vermeldingen
In een paar situaties wijkt je factuur af van het standaardlijstje:
- Btw verlegd. Verleg je de btw naar je klant, dan zet je geen btw-bedrag op de factuur maar de tekst "btw verlegd", plus het btw-identificatienummer van je klant. Dit speelt bij onderaanneming in de bouw (zie btw verleggen in de bouw) en bij zakelijke klanten in een ander EU-land (zie factureren naar het buitenland). Bij die laatste, een intracommunautaire levering of dienst, zijn beide btw-nummers op de factuur extra belangrijk: daarmee sluit je factuur aan op je opgaaf ICP.
- Vrijgestelde prestaties. Lever je diensten die van btw zijn vrijgesteld, zoals veel zorg en onderwijs, dan vermeld je geen btw en is het netjes de vrijstelling te benoemen. Wanneer dat mag, staat in btw-vrij factureren.
- Kleineondernemersregeling (KOR). Doe je mee aan de KOR, dan breng je geen btw in rekening en mag er ook geen btw-tarief of btw-bedrag op je factuur staan. Vermeld bijvoorbeeld "vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling". Meer daarover in de KOR-gids.
Factuur aan particulier of aan bedrijf?
De factuurplicht geldt voor leveringen aan ondernemers en rechtspersonen. Aan particulieren hoef je meestal geen factuur te sturen (uitzonderingen daargelaten, zoals in de autobranche en bij afstandsverkopen binnen de EU). Doe je het toch, en dat is voor je eigen administratie wel zo overzichtelijk, dan is het verstandig dezelfde eisen aan te houden. Voor je omzetadministratie telt de verkoop uiteraard altijd mee, factuur of niet.
Veelgemaakte fouten en de gevolgen
Deze fouten zien we in de praktijk het vaakst:
- Een gat in de nummering doordat een conceptfactuur is weggegooid. Bij een controle roept dat direct vragen op: waar is factuur 2026-014 gebleven?
- Geen btw-nummer of adres van de klant bij verlegde btw. Dan klopt de verlegging formeel niet en loop je het risico dat de btw alsnog bij jou wordt geheven.
- Btw op de factuur terwijl je onder de KOR valt. Btw die je ten onrechte vermeldt, ben je verschuldigd en moet je afdragen.
- Een vage omschrijving ("diverse werkzaamheden"). Bij een controle of geschil wil je kunnen laten zien wat je precies hebt geleverd en wanneer.
De gevolgen zijn niet denkbeeldig: een factuur die niet aan de eisen voldoet kan je klant zijn recht op btw-aftrek kosten, en de Belastingdienst kan bij het niet naleven van de factureringsverplichtingen een boete opleggen. In de praktijk krijg je bij kleine slordigheden meestal eerst de kans het te herstellen, maar structureel rommelen is het risico niet waard.
Hoe lang moet je facturen bewaren?
Zeven jaar, digitaal of op papier; voor facturen die met onroerend goed te maken hebben tien jaar. Alles over de bewaarplicht, en wat "digitaal bewaren" precies inhoudt, staat in hoe lang moet je facturen bewaren?.
Zo doe je het in Finq
Je kunt elke factuur handmatig langs dit lijstje leggen, of je gebruikt een factuurprogramma dat het gewoon goed doet. Finq zet automatisch je gegevens, een doorlopend factuurnummer en de juiste btw-uitsplitsing op elke factuur, ook bij verlegde btw en de KOR, en bewaart alles veilig online. Facturen maken is er gratis, zonder limiet. Bekijk hoe facturen maken werkt, of maak los van een account een correcte factuur met de gratis factuurtool.