Waar moet een factuur aan voldoen? De factuureisen op een rij

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan wat er op een factuur moet staan. Mis je iets, dan kan dat jou een boete opleveren en je klant zijn btw-aftrek kosten. Gelukkig is het lijstje goed te overzien. Dit zijn de eisen, plus de uitzonderingen die je als zzp'er moet kennen.

De verplichte gegevens op elke factuur

• Je volledige naam en die van je klant. De juridische naam of de handelsnaam zoals die bij de KvK staat; een postbusadres alleen is niet genoeg.
• Je volledige adres en dat van je klant. Het vestigingsadres, niet alleen een postbus.
• Je btw-identificatienummer. Het nummer dat begint met NL en eindigt op B01 of hoger.
• Je KvK-nummer.
• De factuurdatum.
• Een opeenvolgend factuurnummer. Elke factuur een uniek, doorlopend nummer, zonder gaten. Meerdere reeksen mag, zolang elke reeks doorloopt.
• Wat je hebt geleverd. Een omschrijving van de aard en de hoeveelheid: welke dienst, hoeveel uur, welke periode.
• De leverdatum of -periode. Wanneer de dienst is verricht of de goederen zijn geleverd.
• Het bedrag exclusief btw, per btw-tarief. Lever je tegen verschillende tarieven, splits de bedragen dan uit.
• Het btw-tarief en het btw-bedrag. Per tarief het percentage en het bedrag in euro's.

Bijzondere situaties

BTW verlegd

Verleg je de btw naar je klant, bijvoorbeeld als onderaannemer of bij zakelijke klanten in een ander EU-land, dan zet je geen btw-bedrag op de factuur maar de tekst "btw verlegd", plus het btw-identificatienummer van je klant.

Kleineondernemersregeling (KOR)

Doe je mee aan de KOR, dan breng je geen btw in rekening en mag er ook geen btw op je factuur staan. Een factuur sturen mag nog steeds, maar dan zonder btw-tarief en btw-bedrag.

Vereenvoudigde factuur

Voor facturen tot 100 euro (inclusief btw) of correctiefacturen gelden lichtere eisen: factuurdatum, je naam en adres, wat je hebt geleverd en het btw-bedrag zijn dan voldoende. Voor de meeste zzp-facturen is dit niet relevant, maar het is goed om te weten dat het bestaat.

Hoe lang moet je facturen bewaren?

Zeven jaar, digitaal of op papier. Voor facturen die met onroerend goed te maken hebben geldt tien jaar. Zorg dus dat je administratie ergens staat waar hij niet kwijtraakt als je laptop dat wel doet.

De makkelijke route

Je kunt elke factuur handmatig langs dit lijstje leggen, of je gebruikt een factuurprogramma dat het gewoon goed doet. Finq zet automatisch je gegevens, een doorlopend factuurnummer en de juiste btw-uitsplitsing op elke factuur, en bewaart alles veilig online. Facturen maken is er gratis, zonder limiet.

Wil je dat je facturen automatisch aan deze eisen voldoen? Bekijk hoe facturen maken werkt in Finq.