Factuur niet betaald? Zo krijg je alsnog je geld

Vroeg of laat overkomt het elke zzp'er: de betalingstermijn verstrijkt en het geld staat er niet. Meestal is het slordigheid, soms onwil. In beide gevallen helpt dezelfde aanpak: vriendelijk beginnen, stap voor stap formeler worden, en je rechten kennen.

Stap 0: voorkom het probleem

Zet een duidelijke betalingstermijn op je factuur (14 of 30 dagen is gangbaar), factureer direct na het werk in plaats van weken later, en spreek bij grote klussen een aanbetaling of deelfacturen af. Wist je trouwens dat grote bedrijven mkb'ers en zzp'ers wettelijk binnen 30 dagen moeten betalen? Een langere termijn in hun inkoopvoorwaarden is niet geldig.

Stap 1: de vriendelijke herinnering

Stuur een paar dagen na het verstrijken van de termijn een korte, neutrale herinnering met de factuur als bijlage. Negen van de tien keer is dit genoeg; maak er dus geen verwijt van. Bel bij een vaste klant liever even, dat werkt sneller dan mailen.

Stap 2: de aanmaning (ingebrekestelling)

Blijft betaling uit, stuur dan een formele aanmaning: benoem de factuur, geef een laatste termijn van 14 dagen en kondig aan dat daarna incassokosten en wettelijke rente volgen. Voor particuliere klanten is deze "veertiendagenbrief" wettelijk verplicht voordat je incassokosten mag rekenen.

Stap 3: rente en incassokosten

Na de vervaldatum mag je bij zakelijke klanten de wettelijke handelsrente rekenen, en na een correcte aanmaning ook buitengerechtelijke incassokosten. Die volgen een wettelijke staffel: 15% over de eerste 2.500 euro van de hoofdsom, met een minimum van 40 euro. Bij zakelijke klanten mag je die 40 euro zelfs direct na de vervaldatum in rekening brengen, zonder aanmaning.

Stap 4: incassobureau of rechter

Helpt ook dat niet, dan kun je een incassobureau of deurwaarder inschakelen, of zelf naar de kantonrechter: voor vorderingen tot 25.000 euro heb je geen advocaat nodig. Weeg de kosten tegen het factuurbedrag; bij kleine bedragen is een betalingsregeling vaak sneller en goedkoper dan een procedure. Blijft de factuur definitief onbetaald, dan kun je in elk geval de afgedragen btw terugvragen bij de Belastingdienst.

Houd je administratie op orde

Bij een geschil tellen je papieren: de offerte of opdrachtbevestiging, de factuur die aan de wettelijke eisen voldoet, en de herinneringen met datum. Zorg dat je die op één plek hebt staan.

Finq zet de betalingstermijn automatisch op je facturen en laat op het dashboard zien welke facturen open staan of over de termijn heen zijn, zodat je op tijd aan de bel trekt.