Factuur niet betaald? Zo krijg je alsnog je geld

Vroeg of laat overkomt het elke zzp'er: de betalingstermijn verstrijkt en het geld staat er niet. Meestal is het slordigheid, soms onwil. In beide gevallen helpt dezelfde aanpak: vriendelijk beginnen, stap voor stap formeler worden, en je rechten kennen. Dit is het complete stappenplan, van de eerste herinnering tot de kantonrechter, met de wettelijke rente en incassokosten die je mag rekenen.

Voorkom het probleem

De beste incasso is de incasso die je nooit hoeft te doen. Vier dingen die echt schelen:

• Factureer direct na het werk, niet weken later. Hoe verser de klus, hoe sneller de betaling.
• Zet een duidelijke betalingstermijn op je factuur. 14 of 30 dagen is gangbaar; korter mag gewoon, als je het maar vooraf afspreekt. Wist je trouwens dat grote bedrijven mkb'ers en zzp'ers wettelijk binnen 30 dagen moeten betalen? Een langere termijn in hun inkoopvoorwaarden is niet geldig.
• Spreek bij grote klussen een aanbetaling of deelfacturen af. Dan loop je nooit voor het hele bedrag risico.
• Maak betalen makkelijk. Een betaallink op de factuur, waarmee je klant met iDEAL in een paar tikken betaalt, haalt de drempel weg die een handmatige overboeking wel heeft.

De tijdlijn in één oogopslag

Zo ziet een nette escalatie eruit, gerekend vanaf de vervaldatum:

De dagen zijn geen wet, maar een werkbaar ritme: snel genoeg om serieus genomen te worden, ruim genoeg om de relatie heel te houden.

Stap 1: de vriendelijke herinnering

Stuur een paar dagen na het verstrijken van de termijn een korte, neutrale herinnering met de factuur als bijlage. Negen van de tien keer is dit genoeg; maak er dus geen verwijt van. Kant-en-klare teksten vind je in betalingsherinnering en aanmaning: voorbeeldteksten.

Stap 2: de tweede herinnering

Blijft het stil, stuur dan na een week of twee een tweede, iets dringender herinnering met een concrete termijn ("binnen 7 dagen"). Bij een vaste klant werkt bellen vaak beter dan mailen: je hoort meteen of er iets speelt, en een betalingsafspraak aan de telefoon is zo gemaakt.

Stap 3: de formele aanmaning (ingebrekestelling)

Helpt ook dat niet, dan volgt een formele aanmaning: benoem de factuur, geef een laatste termijn van 14 dagen en kondig aan dat daarna incassokosten en wettelijke rente volgen.

Voor particuliere klanten is deze veertiendagenbrief wettelijk verplicht voordat je incassokosten mag rekenen. Let op de details, want daar sneuvelen deze brieven op: de termijn van 14 dagen gaat pas in op de dag ná ontvangst van de brief (schrijf dus "binnen 14 dagen nadat deze brief bij u is bezorgd"), en je moet het exacte bedrag aan incassokosten noemen dat volgt bij uitblijven van betaling.

Voor zakelijke klanten is de aanmaning niet verplicht, maar wel verstandig: het is je bewijs dat je de klant de kans hebt gegeven en het dossier dat je nodig hebt als het toch naar een incassobureau of rechter gaat.

Wettelijke rente en incassokosten

Vanaf de dag na de vervaldatum mag je rente rekenen over het openstaande bedrag:

• Zakelijke klanten: de wettelijke handelsrente, 10,4% per jaar (stand per 1 juli 2026).
• Particuliere klanten: de gewone wettelijke rente, 4% per jaar (stand per 1 januari 2026).

Deze percentages worden twee keer per jaar herzien; de actuele stand vind je op rijksoverheid.nl. De rekensom: openstaand bedrag x rentepercentage x aantal dagen te laat, gedeeld door 365.

Daarnaast mag je buitengerechtelijke incassokosten rekenen: bij particulieren na een correcte veertiendagenbrief, bij zakelijke klanten al direct na de vervaldatum (tenzij je contractueel iets anders hebt afgesproken). De hoogte ligt vast in een wettelijke staffel:

Een paar voorbeelden: bij een factuur van € 200 reken je het minimum van € 40, bij € 1.000 is het € 150, bij € 3.000 is het € 375 plus € 50 is € 425. Bij particulieren is dit een maximum waar je niet overheen mag; bij zakelijke klanten mag je er alleen met een afspraak in je voorwaarden van afwijken.

Incassobureau of deurwaarder

Wil of kun je het niet zelf verder brengen, dan geef je de vordering uit handen:

• Een incassobureau doet wat jij ook kunt, maar dan met meer aandrang en ervaring: brieven, bellen, betalingsregelingen. Bij particuliere debiteuren mag het bureau niet meer bij de klant neerleggen dan de wettelijke staffel hierboven; het eigen verdienmodel is vaak no cure no pay, waarbij een deel van het geïnde bedrag als provisie naar het bureau gaat. Vraag dat vooraf na.
• Een gerechtsdeurwaarder mag daarnaast officiële stappen zetten: een dagvaarding uitbrengen en, na een vonnis, beslag leggen op rekeningen of inkomsten.

Een incassobureau kan dus druk zetten, maar niets afdwingen; afdwingen kan pas met een vonnis van de rechter.

Naar de kantonrechter

Voor geldvorderingen tot € 25.000 kun je zelf naar de kantonrechter, zonder advocaat. Je betaalt griffierecht (afhankelijk van de hoogte van de vordering; de actuele bedragen staan op rechtspraak.nl) en meestal deurwaarderskosten voor de dagvaarding. Win je, dan wordt de klant doorgaans veroordeeld tot betaling van de hoofdsom, rente, incassokosten en een deel van de proceskosten.

Weeg de kosten wel tegen het factuurbedrag: bij kleine bedragen is een betalingsregeling vaak sneller en goedkoper dan een procedure. En een vonnis is nog geen geld; bij een klant die echt niets heeft, valt ook met een deurwaarder weinig te halen.

Verjaring: wacht niet te lang

Een factuur blijft niet eeuwig opeisbaar. De hoofdregels: bij zakelijke klanten verjaart de vordering 5 jaar na het verstrijken van de betalingstermijn, bij particulieren geldt 2 jaar voor producten en 5 jaar voor diensten. Je kunt de verjaring stuiten door binnen die termijn een schriftelijke aanmaning te sturen (aangetekend, zodat je het kunt bewijzen); de termijn begint dan opnieuw. In de praktijk geldt: hoe ouder de factuur, hoe kleiner de kans op betaling, dus laat het nooit zover komen.

Blijft de factuur definitief onbetaald?

Dan kun je in elk geval de btw die je al hebt afgedragen terugvragen bij de Belastingdienst. Een factuur geldt uiterlijk één jaar na het verstrijken van de betalingstermijn als oninbaar; je verwerkt de teruggaaf gewoon in je btw-aangifte.

Houd je administratie op orde

Bij een geschil tellen je papieren: de offerte of opdrachtbevestiging, de factuur die aan de wettelijke eisen voldoet, en de herinneringen met datum. Zorg dat je die op één plek hebt staan.

Zo doe je het in Finq

Finq laat op het dashboard zien welke facturen open staan of over de termijn heen zijn, zodat je op tijd aan de bel trekt. Herinneringen verstuur je vanuit de factuur zelf, met de factuur er automatisch bij. En met een betaallink op de factuur betaalt je klant direct online met iDEAL, zonder overtypen van rekeningnummers. Bekijk hoe factureren werkt.

Dit artikel is algemene uitleg en geen juridisch advies. Twijfel je bij een grote of ingewikkelde vordering, leg je situatie dan voor aan een jurist of je rechtsbijstandverzekering.