Hoe lang moet je facturen bewaren? De bewaarplicht uitgelegd

Je administratie zomaar opschonen mag niet: de Belastingdienst kan jaren terug controleren. Hoe lang je facturen en bonnen moet bewaren, wat er precies onder valt, en hoe je het slim aanpakt.

De hoofdregel: zeven jaar

Voor je administratie geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Die termijn gaat in na afloop van het jaar waarop de stukken betrekking hebben: een factuur uit 2026 bewaar je dus tot en met 2033. De Belastingdienst mag in die periode je administratie controleren, en de bewijslast dat het klopt ligt bij jou.

Tien jaar voor onroerend goed

Voor gegevens over onroerende zaken geldt een langere termijn van tien jaar. Denk aan de aankoop of verbouwing van een bedrijfspand: door de btw-herzieningsregels blijven die stukken langer relevant.

Wat valt er allemaal onder?

De bewaarplicht gaat verder dan alleen je verkoopfacturen. Bewaar in elk geval:

• de facturen die je verstuurt én de facturen en bonnen die je ontvangt;
• je grootboek, je debiteuren- en crediteurenadministratie;
• je urenregistratie (belangrijk voor het urencriterium);
• je bankafschriften en offertes/contracten.

De zogenoemde basisgegevens (grootboek, debiteuren, crediteuren, voorraad, loon) wil de Belastingdienst altijd zeven jaar zien.

Digitaal mag, maar wel origineel

Je mag je administratie digitaal bewaren, en dat is bijna altijd handiger dan een schoenendoos vol bonnen. Twee voorwaarden:

• Bewaar documenten in de vorm waarin je ze ontving. Een factuur die als pdf binnenkomt, bewaar je als pdf; die mag je niet alleen uitprinten en het bestand weggooien.
• Zorg dat alles terug te vinden en te controleren is binnen een redelijke termijn.

Een papieren bon die je inscant en digitaal opslaat is toegestaan, zolang de scan volledig en leesbaar is.

Zorg dat het een broken laptop overleeft

Het grootste risico is niet de Belastingdienst, maar een kapotte computer of een gewiste map. Bewaar je administratie op een plek met een back-up, niet los op één apparaat.

In Finq staat je administratie veilig online en gesynchroniseerd tussen je apparaten. Je kosten leg je vast met een foto van de bon erbij, zodat je facturen én bewijsstukken zeven jaar op één plek staan. Lees ook welke kosten je mag aftrekken.