Zakelijke kosten aftrekken: wat mag wel en wat niet

Elke euro aan zakelijke kosten verlaagt je winst, en dus je belasting. Toch laten veel zzp'ers aftrek liggen, of trekken ze juist dingen af die niet mogen. De hoofdregel is simpel: kosten zijn aftrekbaar als je ze maakt voor je onderneming. De details luisteren nauwer.

Volledig aftrekbaar

• Vakliteratuur, software en abonnementen die je voor je werk gebruikt.
• Telefoon- en internetkosten voor het zakelijke deel van het gebruik.
• Verzekeringen zoals een beroepsaansprakelijkheids- of arbeidsongeschiktheidsverzekering (de AOV-premie is aftrekbaar als uitgave voor inkomensvoorzieningen).
• Boekhouding en advies: je boekhouder, administratiesoftware, juridisch advies.
• Marketing: je website, advertenties, visitekaartjes.
• Reiskosten: ov-tickets zakelijk volledig; met je privéauto 0,23 euro per zakelijke kilometer.

Gedeeltelijk aftrekbaar

Voor kosten met een privétintje geldt een beperking. Eten en drinken met klanten, representatie, congressen en studiereizen zijn niet volledig aftrekbaar: je past óf een vaste drempel toe, óf je trekt 80% van deze kosten af. Voor de meeste zzp'ers pakt die 80% het gunstigst uit.

Niet aftrekbaar

• Boetes, ook zakelijke verkeersboetes.
• Gewone kleding. Alleen echte werkkleding telt: kleding die (vrijwel) uitsluitend geschikt is voor het werk, of met een groot, vast logo.
• De thuiswerkkamer, behalve in uitzonderlijke gevallen: de werkruimte moet een eigen ingang en eigen sanitair hebben én je moet er het grootste deel van je inkomen verdienen.
• Privékosten die je "ook weleens zakelijk" gebruikt, zonder aantoonbaar zakelijk deel.

Bedrijfsmiddelen: afschrijven in plaats van aftrekken

Spullen die langer meegaan en meer dan 450 euro (exclusief btw) kosten, zoals een laptop of camera, zet je niet in één keer als kosten weg. Je schrijft ze in meestal vijf jaar af, en boven zo'n 2.900 euro aan investeringen per jaar komt daar de investeringsaftrek nog bovenop. Lees ook welke aftrekposten er verder zijn.

Bewaar je bonnetjes (7 jaar)

De Belastingdienst mag tot zeven jaar terug controleren, dus bewaar facturen en bonnetjes al die tijd, digitaal mag. Zet er meteen bij waarvoor de uitgave was; een bon van een lunch zonder context zegt bij een controle niets. En vergeet de btw niet: de voorbelasting op je zakelijke kosten vraag je elk kwartaal terug via de btw-aangifte.

In Finq registreer je kosten met een foto van de bon erbij; de btw wordt automatisch uitgerekend en de aftrekbare voorbelasting staat klaar voor je aangifte.