Rittenregistratie: dit eist de Belastingdienst

Een rittenregistratie is voor twee groepen zzp'ers belangrijk: wie met een privéauto zakelijke kilometers declareert, en wie met een auto van de zaak onder de bijtelling uit wil blijven. In beide gevallen geldt: de Belastingdienst gelooft geen schattingen, alleen een administratie die klopt.

Privéauto: 0,23 euro per zakelijke kilometer

Rijd je privé en gebruik je de auto zakelijk, dan mag je 0,23 euro per zakelijke kilometer van je winst aftrekken. Woon-werk telt fiscaal ook als zakelijk. Je hoeft geen sluitende registratie van álle ritten te hebben, maar je moet de gedeclareerde kilometers wel aannemelijk kunnen maken: datum, van, naar en het aantal kilometers per rit is het minimum. Handig: een retourrit telt gewoon dubbel.

Auto van de zaak: de 500-kilometergrens

Staat de auto op de zaak, dan krijg je bijtelling zodra je meer dan 500 privékilometer per jaar rijdt. Wil je daaronder blijven, dan eist de Belastingdienst een sluitende rittenregistratie: een administratie waaruit álle ritten blijken, het hele jaar, zonder gaten. De bewijslast ligt bij jou.

Wat er in een sluitende registratie moet staan

• Merk, type en kenteken van de auto, en de periode waarin je de auto had.
• Per rit: de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het vertrek- en aankomstadres, en of het een zakelijke of privérit was.
• Reed je om (bijvoorbeeld voor een tussenstop), dan noteer je ook de gereden route.
• Bij een zakelijke rit met een privéomweg: de omrijkilometers apart als privé.

Dat kan in een schriftje, een spreadsheet of een app; het mag ook achteraf per week worden bijgewerkt, zolang het maar volledig en controleerbaar is. Kilometerstanden bij garagebezoeken en apk-keuringen worden geregistreerd; grote gaten tussen jouw administratie en die standen vallen bij een controle direct op.

Wat er misgaat (en wat het kost)

De klassiekers: ritten achteraf reconstrueren op basis van de agenda, ronde aantallen kilometers, en privéritten die "vergeten" worden. Kan de Belastingdienst je registratie verwerpen, dan volgt alsnog bijtelling over het hele jaar, plus mogelijk een boete. Met een gemiddelde auto gaat dat al snel om duizenden euro's. Reken zelf na wat er op het spel staat met de bijtelling-calculator, of vergelijk de scenario's met de zakelijk-of-privé calculator.

In Finq registreer je een rit in een paar seconden: adressen, kilometers en de vergoeding van 0,23 euro worden voor je bijgehouden, een retourrit telt automatisch dubbel, en je kunt ritten desgewenst doorbelasten op de factuur van je klant.