Overstappen naar een ander boekhoudprogramma: zo doe je dat

Overstappen voelt als een klus waar je een weekend voor kwijt bent, en dat hoeft niet. Het venijn zit niet in het overzetten van gegevens, maar in drie details: het moment dat je kiest, je factuurnummerreeks, en de zeven jaar bewaarplicht op wat je achterlaat.

Het beste moment: 1 januari, anders een kwartaalgrens

Overstap op 1 januari en je hebt per boekjaar één administratie. Alles van vorig jaar staat in het oude programma, alles van dit jaar in het nieuwe, en je jaarcijfers zijn niet uit twee bronnen bij elkaar geraapt.

Kan dat niet, kies dan de eerste dag van een kwartaal. Dan valt de knip samen met je btw-aangifte en hoef je geen enkele aangifte uit twee systemen samen te stellen. Middenin een kwartaal overstappen is de duurste variant: je moet die aangifte dan handmatig optellen uit twee programma's.

Wat je meeneemt, en wat je laat staan

Meenemen:

• Klanten en projecten. Bijna elk programma exporteert dit naar CSV of Excel.
• Openstaande facturen. Alles wat nog niet betaald is, moet mee. Anders zie je in het nieuwe programma niet wie je nog moet nabellen.
• Je laatste factuurnummer. Eén getal, en het belangrijkste van de hele overstap. Zie hieronder.
• Openstaande crediteuren en de boekwaarde van je investeringen, als je die afschrijft.
• Je bedrijfsgegevens en logo. Een kwestie van vijf minuten, maar zonde als je eerste factuur er kaal uitgaat.

Laten staan mag je: betaalde facturen van afgelopen jaren, oude bonnetjes en afgeronde btw-aangiftes. Die hoef je niet in te lezen in je nieuwe programma, maar je moet ze wel kunnen laten zien. Daarover verderop.

Stappenplan

1. Exporteer alles uit je oude programma voordat je iets anders doet. Klanten, facturen, kosten, bankmutaties, en de PDF's van je facturen. Bewaar het als één map op je eigen schijf, niet alleen in de cloud van de aanbieder die je gaat verlaten.
2. Zet je bedrijfsgegevens klaar in het nieuwe programma: naam, KvK-nummer, btw-nummer, IBAN, logo en je betalingstermijn.
3. Zet je factuurnummer goed (zie hieronder).
4. Lees je klanten in en daarna je openstaande facturen.
5. Doe één test. Maak een factuur, bekijk de PDF, en leg hem naast een factuur uit je oude programma. Staan alle verplichte gegevens erop?
6. Werk één week dubbel als je het zeker wilt weten, of stap in één keer over op een kwartaalgrens.
7. Zeg dan pas je oude abonnement op.

Je factuurnummers moeten doorlopen

De Belastingdienst wil een doorlopende, unieke nummering zonder gaten. Stond je in het oude programma op F2026-041, dan begint je eerste factuur in het nieuwe programma op F2026-042. Niet opnieuw bij 1, en geen gat naar 100 omdat dat een rond getal is.

Zoek dus voordat je overstapt je hoogste uitgegeven factuurnummer op en zet dat als startnummer in je nieuwe programma. In Finq staat dat veld bij Instellingen, zodat je reeks gewoon doorloopt. Een nieuwe reeks beginnen mag ook, zolang die reeks zelf doorloopt, maar één doorlopende nummering is bij een controle het makkelijkst uit te leggen.

Zeg pas op als je export binnen is

Je bewaarplicht is zeven jaar en die gaat niet mee over naar je nieuwe aanbieder. Zeg je je oude abonnement op, dan verliest je toegang tot die gegevens vaak binnen enkele weken of maanden, en dan is het jouw probleem, niet dat van de aanbieder.

Dus: eerst exporteren, dan controleren of de export echt leesbaar is, en pas daarna opzeggen. Bewaar naast de CSV-bestanden ook de PDF's van je facturen; een CSV met bedragen is geen factuur.

Vier fouten die je wilt overslaan

• Opzeggen voor het exporteren. De klassieker. Draai de volgorde om.
• Factuurnummers die opnieuw bij 1 beginnen. Twee facturen met nummer 1 in één jaar is precies het soort gat waar een controle op valt.
• Openstaande facturen niet meenemen. Je nieuwe dashboard staat dan op nul terwijl er nog geld buiten staat.
• Middenin een kwartaal overstappen en dan de btw-aangifte uit twee systemen moeten optellen.

In Finq

Klanten importeer je uit een CSV-bestand, je factuurnummer zet je bij Instellingen op het nummer waar je gebleven was, en je bedrijfsgegevens en logo staan in een paar minuten klaar. Factureren, offertes, uren en kilometers zijn gratis en onbeperkt, dus je kunt de overstap eerst in je eigen tempo uitproberen voordat je je boekhouding meeneemt.

Nog aan het vergelijken? Bekijk de alternatieven voor Moneybird of hoe Finq als boekhoudprogramma werkt.