Peppol en e-facturatie: wat je als zzp'er of mkb'er moet weten
Bijgewerkt op 14 september 2026 · 7 min lezen
België verplicht het al, Nederland koerst op 2030. E-facturatie via Peppol komt eraan voor iedereen die zakelijke klanten heeft. Wat een e-factuur precies is, hoe het Peppol-netwerk werkt, wanneer het voor jou verplicht wordt en wat je nu al kunt regelen zodat je straks niets hoeft te doen.
Een e-factuur is geen PDF
Een factuur die je als PDF mailt voelt digitaal, maar voor de computer van je klant is het een plaatje. Iemand moet de bedragen, het btw-nummer en de vervaldatum overtypen of laten herkennen door software die het soms verkeerd leest.
Een e-factuur is een gestructureerd bestand waarin elk gegeven een vaste plek heeft: factuurnummer, jouw KvK-nummer, het btw-nummer van je klant, elke regel met bedrag en btw-tarief. Het boekhoudpakket van je klant leest dat bestand direct in, zonder overtikken en zonder leesfouten. Het technische formaat heet UBL, en de Europese afspraak over wat erin moet staan heet Peppol BIS. Je hoeft die namen niet te onthouden; je software maakt het bestand.
Wat Peppol is
Peppol is het netwerk waarover e-facturen worden bezorgd. Vergelijk het met e-mail: je hebt een adres, je kiest een provider, en je kunt iedereen op het netwerk bereiken, welke provider de ander ook gebruikt. Zo'n provider heet een access point. Boekhoudpakketten sluiten daarop aan, zodat jij er niets van merkt.
Je Peppol-adres is afgeleid van een nummer dat je al hebt. In Nederland is dat meestal je KvK-nummer, soms je btw-nummer. Overheidsorganisaties gebruiken een eigen nummer, het OIN. Wil je weten of een klant bereikbaar is, dan kan dat opgezocht worden in de openbare Peppol-directory. Je software doet dat voor je.
Het netwerk komt uit Europa, wordt beheerd door de vereniging OpenPeppol, en heeft per land een toezichthouder. In Nederland is dat de Nederlandse Peppolautoriteit, onderdeel van de overheid.
Wanneer wordt het verplicht?
Dat verschilt per land, en dat is precies waarom het onderwerp nu al speelt voor wie buitenlandse klanten heeft.
| Wie | Wat | Sinds of vanaf |
|---|---|---|
| Nederlandse Rijksoverheid | Leveranciers moeten e-facturen sturen bij nieuwe inkoopcontracten | 2017 |
| Alle Nederlandse overheden | Moeten e-facturen kunnen ontvangen | 2019 |
| België | Alle facturen tussen btw-plichtige bedrijven via Peppol | 1 januari 2026 |
| Frankrijk | Alle bedrijven moeten e-facturen kunnen ontvangen; kleine bedrijven versturen vanaf september 2027 | 1 september 2026 |
| Duitsland | Ontvangen verplicht sinds 2025; versturen vanaf 2027 voor grote en 2028 voor alle bedrijven | 2025 tot 2028 |
| EU (ViDA) | E-facturatie en digitale rapportage voor facturen tussen EU-landen | 1 juli 2030 |
| Nederland, bedrijven onderling | E-facturatie via Peppol voor alle zakelijke facturen, gefaseerd | 2030 tot 2032 (plan) |
Voor Nederland is het nog een plan, geen wet. Het ministerie van Financiën liet begin 2026 onderzoeken hoe de Europese regels het beste ingevoerd kunnen worden. Het advies: verplichte e-facturatie voor alle facturen tussen bedrijven, via Peppol, gefaseerd tussen 2030 en 2032. Het wetsvoorstel wordt eind 2026 verwacht. De data kunnen dus nog schuiven, maar de richting staat vast.
Facturen aan particulieren vallen buiten al deze plannen. Factureer je alleen aan consumenten, dan verandert er voor jou voorlopig niets.
Wat het nu al voor jou betekent
- Heb je klanten in België? Dan mogen die sinds januari 2026 geen PDF-factuur meer accepteren van een Belgische leverancier. Als Nederlandse leverancier ben je formeel niet verplicht, maar veel Belgische bedrijven vragen er wel om, omdat hun hele inkoop via Peppol loopt.
- Werk je voor de overheid? Ministeries, provincies, gemeenten en waterschappen ontvangen al jaren via Peppol en vragen leveranciers er steeds vaker om. Vaak eisen ze ook een specifiek kenmerk op de factuur, zoals een ordernummer of de naam van de contactpersoon.
- Alleen Nederlandse zakelijke klanten? Dan hoef je nu niets te doen. Wel is het handig om je klantgegevens alvast compleet te hebben, zie hieronder.
Wat er op een e-factuur moet staan
Alles wat er nu al op een factuur hoort, maar dan in vaste velden. Een paar dingen die bij een PDF vaak losjes gaan, zijn bij een e-factuur verplicht:
- Een referentie van je klant. Een ordernummer, projectcode of contactpersoon. Zonder dat kenmerk wordt een e-factuur bij veel organisaties automatisch afgekeurd.
- Het KvK- of btw-nummer van je klant. Dat is namelijk zijn adres op het netwerk.
- Een volledig adres, in losse velden. Straat, huisnummer, postcode, plaats en land, zowel van jou als van je klant.
- Per regel het btw-tarief en de btw-categorie. Ook bij verlegde of vrijgestelde btw moet de reden erbij.
- Je IBAN, zodat de betaling automatisch klaargezet kan worden.
Zo bereid je je voor
Je hoeft niets te kopen en niets te installeren. Wat je wel kunt doen:
- Maak je klantgegevens compleet. Vraag bij elke zakelijke klant het KvK-nummer, het btw-nummer en een referentie die zij op de factuur willen zien. Doe dat bij het aannemen van de opdracht, niet bij het factureren.
- Controleer je eigen gegevens. Je KvK-nummer, btw-nummer, volledig adres en IBAN moeten kloppen in je facturatiesoftware.
- Kies software die het regelt. Een boekhoudpakket dat op Peppol is aangesloten, verstuurt je factuur met één klik als e-factuur. Zelf een access point worden is voor een zzp'er of klein bedrijf geen optie: dat vraagt een ISO 27001-certificaat, lidmaatschap van OpenPeppol en een technische keuring.
En de Belastingdienst?
Bij e-facturatie hoort in de Europese plannen een tweede onderdeel: digitale rapportage. Van elke factuur gaan de btw-gegevens, dus bedragen, btw-nummers en tarief, naar de Belastingdienst. Dat zijn dezelfde cijfers die nu in je btw-aangifte staan, maar dan per factuur en direct in plaats van per kwartaal.
Het idee is dat de aangifte daarmee grotendeels vervalt: de Belastingdienst heeft de cijfers al. Voor Nederland is hierover nog niets besloten. Peppol zelf verandert hier niets aan: het netwerk bezorgt de factuur bij je klant, en niemand anders kijkt mee.
Hoe Finq hiermee omgaat
Voor Nederlandse zzp'ers is e-facturatie pas vanaf 2030 aan de orde, en dan nog gefaseerd. Finq wordt daar ruim voor die tijd op aangepast, zodat je een factuur net zo makkelijk als e-factuur verstuurt als nu per mail. De voorbereiding ligt er al: de klantkaart heeft velden voor KvK-nummer, btw-nummer en een volledig adres, en de factuur voldoet aan alle eisen die een e-factuur straks stelt. Wat jij nu kunt doen, is die velden invullen. De rest komt vanzelf.
Gecontroleerd op 14 september 2026. Bronnen: Nederlandse Peppolautoriteit (peppolautoriteit.nl), Rijksoverheid over e-factureren aan het Rijk, de Belgische FOD Financiën over de verplichting sinds 2026, de Europese Commissie over ViDA (richtlijn (EU) 2025/516), en het onderzoeksrapport van EY in opdracht van het ministerie van Financiën (maart 2026) over de invoering in Nederland. Het Nederlandse wetsvoorstel is nog niet gepubliceerd; controleer de actuele stand op rijksoverheid.nl.