Reiskosten doorberekenen aan je klant: zo doe je dat

Rijd je voor een opdracht naar de klant, dan wil je die kilometers vaak vergoed zien. Maar wat reken je, en hoe zet je het netjes op de factuur, met of zonder btw? Zo bereken je reiskosten door zonder gedoe.

Spreek het vooraf af

Reiskosten doorberekenen mag, maar alleen als je het hebt afgesproken. Zet het in je offerte of opdrachtbevestiging: reken je reistijd, kilometers, of allebei, en tegen welk tarief. Een klant die achteraf een reiskostenregel ziet die hij niet verwachtte, gaat zeuren; een klant die het vooraf heeft goedgekeurd niet.

Wat reken je per kilometer?

Veel zzp'ers hanteren de fiscale 0,23 euro per kilometer die ook voor de eigen aftrek geldt, maar je bent daar richting je klant niet aan gebonden. Rijd je een dure auto of veel kilometers, dan is een hoger tarief verdedigbaar; het is een commerciële afspraak. Reistijd reken je apart, vaak tegen je gewone uurtarief of een lager reistarief.

Let op: dit staat los van je eigen aftrek

Twee dingen niet door elkaar halen:

• Doorberekenen aan je klant is omzet: het komt als regel op je factuur.
• De kilometeraftrek van 0,23 euro in je aangifte is jouw eigen aftrekpost voor zakelijke kilometers met je privéauto, los van wat je de klant rekent.

Je mag dus 0,23 euro per kilometer aan je klant doorberekenen én diezelfde kilometers in je aangifte aftrekken; het zijn twee verschillende dingen. Houd je kilometers goed bij, want daarvoor gelden de eisen van de Belastingdienst.

En de btw?

Reiskosten die je doorberekent, volgen het btw-tarief van je hoofddienst. Factureer je een dienst met 21% btw, dan reken je ook 21% btw over de doorberekende reiskosten, ook al zat er op je eigen benzine of treinkaartje een ander tarief. De reiskosten zijn onderdeel van je totale prestatie, geen aparte doorlopende post.

Zet het overzichtelijk op de factuur

Een aparte regel "Reiskosten: 120 km à 0,23 euro" maakt het voor je klant controleerbaar en voor jou makkelijk te verantwoorden. In Finq registreer je een rit in seconden en kun je die desgewenst als regel op de factuur van je klant zetten; een retourrit telt automatisch dubbel. Bekijk hoe rittenregistratie werkt.