Terugkerende facturen: abonnementen factureren als zzp'er

Werk je met vaste maandbedragen, een servicecontract of een retainer? Dan is elke maand dezelfde factuur uittypen zonde van je tijd. Met terugkerende facturen automatiseer je dat. Zo werkt het, en waar je op moet letten.

Wanneer zijn terugkerende facturen handig?

Zodra je een klant met een vaste regelmaat hetzelfde bedrag factureert, loont automatiseren. Denk aan:

• retainers: een vast maandbedrag voor doorlopende beschikbaarheid of onderhoud;
• servicecontracten: support, hosting of updates per maand of kwartaal;
• abonnementen: toegang tot iets tegen een periodiek bedrag.

In plaats van elke periode een nieuwe factuur maken, leg je het abonnement één keer vast en rolt de factuur er vanzelf uit.

Factuur sturen of automatisch incasseren?

Twee smaken, met een belangrijk verschil:

• Zelf een factuur sturen die de klant handmatig betaalt. Simpel, je houdt de regie, en de klant betaalt op zijn eigen moment.
• Automatische incasso, waarbij je het bedrag afschrijft. Dat vraagt een machtiging van de klant en meestal een dienst als Mollie of een incassopartij. Handig bij veel klanten, maar het regelt zich niet vanzelf.

Voor de meeste zzp'ers met een handvol vaste klanten is een automatisch gegenereerde factuur die je zelf verstuurt de prettigste balans tussen gemak en controle.

Let op het juiste btw-moment

Bij het factuurstelsel telt de factuurdatum voor je btw-aangifte, niet wanneer de klant betaalt. Een maandfactuur van december die pas in januari betaald wordt, hoort dus nog bij het vierde kwartaal. Bij terugkerende facturen is dat juist prettig: het patroon is voorspelbaar, dus je btw-aangifte is makkelijk te plannen.

Houd het persoonlijk

Automatiseren betekent niet dat je de klant uit het oog verliest. Controleer een terugkerende factuur voordat hij de deur uit gaat, zeker als er iets aan de opdracht is veranderd, en pas het bedrag aan als dat nodig is. Een verkeerd bedrag corrigeer je met een creditfactuur.

In Finq leg je een klantabonnement één keer vast, met interval en bedrag, en maakt Finq er elke periode vanzelf een conceptfactuur van. Jij controleert en verstuurt; pauzeren of stoppen kan altijd. Bekijk hoe terugkerende facturen werken.