Boekhouden in Excel als zzp'er: prima begin, met drie valkuilen

Mag je je boekhouding in Excel doen? Ja, gewoon. De Belastingdienst eist een controleerbare administratie, geen bepaald programma. Voor veel starters is een spreadsheet dan ook een prima begin. Maar drie dingen gaan er in de praktijk mis, en die zijn alle drie te voorzien.

Eerst even eerlijk

Je leest dit op de site van Finq, een boekhoudprogramma, dus we hebben er belang bij dat je op enig moment overstapt. Daarom eerst zonder omwegen: Excel is legitiem, gratis en flexibel, en voor een handvol facturen per jaar hoef je van ons niets anders. De valkuilen hieronder zijn echt, maar ze zijn er om te kennen, niet om je bang mee te maken.

Wat er minimaal in je sheet staat

Vier tabbladen zijn genoeg:

• Facturen: nummer, datum, klant, bedrag exclusief btw, btw-bedrag, betaald op.
• Kosten: datum, leverancier, omschrijving, bedrag exclusief btw, btw, en waar de bon ligt.
• Uren: datum, klant of project, aantal uren. Nodig voor het urencriterium van de zelfstandigenaftrek.
• Kilometers, als je zakelijk rijdt: datum, rit, aantal kilometers.

Bewaar de sheet én de losse facturen en bonnen zeven jaar, ook de PDF's: een regel in een spreadsheet is geen factuur.

Valkuil 1: je factuurnummers en de factuureisen

De Belastingdienst eist een doorlopende nummering zonder gaten en zonder dubbelingen, en Excel bewaakt dat niet. Eén keer een rij kopiëren of sorteren en je hebt twee facturen met hetzelfde nummer zonder waarschuwing. Ook de andere factuureisen, zoals je btw-id en het btw-bedrag per tarief, moet je er zelf elke keer op zetten. Spreek daarom één vaste nummerreeks af met jezelf en werk met een vast factuursjabloon in plaats van "vorige factuur, opslaan als".

Valkuil 2: de btw-aangifte wordt overtypwerk

Elk kwartaal moet je btw-aangifte doen: btw over je omzet, min de voorbelasting op je kosten, uitgesplitst naar tarief. In Excel betekent dat elk kwartaal filteren, optellen en overtypen, en één verkeerde celverwijzing zit stilletjes in elke volgende aangifte. Bouw je de optelling zelf, controleer haar dan elk kwartaal even met de hand.

Valkuil 3: niets is gekoppeld, dus achterstand sluipt erin

De sheet weet niet welke facturen betaald zijn, welke bon nog mist en wat er op je bankrekening gebeurde. Alles wat erin staat, heb jij er handmatig in gezet, en alles wat je vergeet, ontbreekt geruisloos. Zo ontstaat de klassieke decemberavond met een schoenendoos bonnen. Excel doen betekent dus: een vast wekelijks moment inplannen, zoals beschreven in de gids administratie opzetten.

Wanneer overstappen loont

Blijf in Excel zolang het bijhouden minuten kost en je aangifte klopt. Stap over zodra je merkt dat je factuurnummers moet nalopen, de btw-aangifte een avond kost, of je facturatie groeit (meer klanten, herinneringen, terugkerende facturen). Kies dan meteen een goed moment: op een kwartaalgrens, met je laatste factuurnummer mee. Hoe dat werkt, staat in de gids overstappen van boekhoudprogramma; die gaat over overstappen tussen pakketten, maar de stappen vanuit Excel zijn dezelfde en zelfs iets eenvoudiger.

Wat Finq hierin doet

Finq neemt precies de drie valkuilen over: factuurnummers lopen automatisch door en de factuur voldoet aan de eisen, de btw-aangifte staat elk kwartaal klaargezet (Finq Plus), en bonnen fotografeer je meteen bij je kosten. Factureren, offertes, uren en kilometers zijn gratis en onbeperkt, dus je kunt naast je sheet beginnen zonder iets op te zeggen. Alleen af en toe een nette factuur nodig? Ook zonder account: de gratis factuurtool.