Administratie opzetten als zzp'er: wat je écht moet bijhouden

De Belastingdienst schrijft niet voor wélk programma of welke map je gebruikt; wel wat erin moet zitten en hoe lang je het bewaart. Dat lijstje is korter dan de meeste starters denken. Dit is wat je minimaal bijhoudt, een werkwijze die je volhoudt, en het moment waarop een tool zichzelf terugverdient.

Wat de Belastingdienst minimaal verwacht

Je administratie moet laten zien wat je verdiend en uitgegeven hebt, en dat moet controleerbaar zijn. In de praktijk komt dat neer op:

• Je verkoopfacturen. Een kopie van elke factuur die je verstuurt, met een doorlopende nummering zonder gaten. Wat er verplicht op een factuur staat, lees je in de gids over de factuureisen.
• Je inkoopfacturen en bonnen. Alles wat je zakelijk koopt, van laptop tot parkeerkaartje. Zonder bon geen aftrek en geen btw terug.
• Je bankafschriften. Van de rekening waar je zakelijke geld op binnenkomt en af gaat.
• Je urenadministratie. Wil je de zelfstandigenaftrek, dan moet je aannemelijk maken dat je aan het urencriterium van 1.225 uur komt. Alle uren voor je bedrijf tellen mee, ook acquisitie en administratie.
• Je rittenregistratie, als je een auto van de zaak rijdt of zakelijke kilometers met je privéauto declareert. De eisen daarvoor staan in de gids over de rittenregistratie.

Daarnaast horen offertes, contracten en je agenda erbij: alles waarmee je later kunt onderbouwen wat je deed en voor wie.

Bewaarplicht: zeven jaar

Alles hierboven bewaar je zeven jaar, ook na een overstap naar een ander programma en ook als je stopt met je bedrijf. Digitaal bewaren mag; een bon fotograferen is prima, zolang hij leesbaar blijft. De details, en wat er tien jaar moet blijven, staan in de gids over de bewaarplicht.

Een werkwijze die je volhoudt

Het geheim van een kloppende administratie is niet discipline maar ritme. Klein en vaak wint van groot en zelden:

Elk weekend, tien minuten:

• Bonnen van die week fotograferen of in één vaste map zetten.
• Facturen versturen voor afgerond werk. Hoe eerder de factuur, hoe eerder het geld.
• Je uren bijwerken. Uren van drie weken terug reconstrueren is giswerk, en giswerk overtuigt bij een controle niet.

Elk kwartaal, een uurtje:

• Bankafschriften naast je facturen en bonnen leggen: is alles betaald, ontbreekt er een bon?
• Je btw-aangifte doen, vóór het einde van de maand na het kwartaal.
• Openstaande facturen nalopen en herinneren.

Elk jaar: je aangifte inkomstenbelasting, vóór 1 mei. Als je kwartalen kloppen, is dat vooral overtypen.

Wanneer een tool loont

Je mag je administratie in een map en een spreadsheet doen, en voor een handjevol facturen per jaar werkt dat. Een tool gaat lonen zodra je merkt dat je btw-aangifte overtypwerk wordt, bonnen kwijtraakt, of je factuurnummering moet nalopen. Niet omdat het moet, maar omdat de tool die klusjes overneemt en fouten tegenhoudt die je zelf pas bij de aangifte ziet.

Zo doe je het in Finq

Finq is gebouwd rond precies dit lijstje: facturen met automatische doorlopende nummering, offertes, urenregistratie en kilometers zijn gratis en onbeperkt. Bonnen fotografeer je in de app en ze staan meteen bij je kosten. Neem je Finq Plus, dan komt daar de boekhouding bij en staat je btw-aangifte elk kwartaal klaargezet. Eerst alleen even factureren? Dat kan ook zonder account, met de gratis factuurtool.