Jaarafsluiting als zzp'er: de checklist voor december

December is de drukste maand om er ook nog je administratie bij te doen, en toch is dit het moment. Een paar uur voor de jaarwisseling scheelt je in maart dagen zoeken bij de aangifte. Dit is de checklist, van facturen tot kilometerstand.

1. Factureer alles wat af is

Stuur afgerond werk nog in december de deur uit. Dat voorkomt discussie over in welk jaar de omzet thuishoort, en je klant kan nog dit jaar betalen. Werk dat over de jaarwisseling heen loopt, factureer je zodra het af is; dat is geen probleem, als je maar weet wat er nog openstaat.

2. Loop je debiteuren na

Bekijk welke facturen nog openstaan en stuur voor de kerstdrukte een herinnering; in januari is iedereen het vergeten. Staat er een factuur al maanden open, pak het dan steviger aan. Hoe je dat opbouwt, van herinnering tot incasso, staat in de gids factuur niet betaald.

3. Maak je kosten compleet

Verzamel de bonnen en facturen die nog in je jaszak, mailbox of downloadmap zweven. Denk ook aan de kosten die je makkelijk vergeet: telefoonabonnement, software, verzekeringen, de kilometers met je privéauto. Wat wel en niet aftrekbaar is, lees je in de gids over zakelijke kosten. Elke vergeten bon is winst waar je onnodig belasting over betaalt.

4. Noteer je kilometerstand op 31 december

Eén foto van je teller op oudejaarsdag. Je hebt de jaarstand nodig voor je rittenregistratie en de verhouding zakelijk-privé, en achteraf reconstrueren kan niet.

5. Voorraad en onderhanden werk

Verkoop je producten, tel dan je voorraad op 31 december; die telt mee voor je winst. Werk je aan langlopende projecten, noteer dan wat er per project al gedaan maar nog niet gefactureerd is. Voor de meeste dienstverleners is dit punt in vijf minuten klaar of niet van toepassing.

6. Plan je investeringen

Sta je op het punt een laptop, machine of ander bedrijfsmiddel te kopen? Kijk dan of december of januari fiscaal handiger is. Investeer je in een jaar meer dan het drempelbedrag, dan levert de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) extra aftrek op; door een geplande aankoop naar voren te halen of juist uit te stellen, kun je boven die drempel uitkomen. De actuele drempel en percentages staan op belastingdienst.nl.

7. Urenadministratie op orde

Voor de zelfstandigenaftrek moet je aannemelijk maken dat je aan het urencriterium van 1.225 uur komt, en dat gaat om alle uren voor je bedrijf, ook acquisitie en administratie. Werk je registratie nu bij, nu je nog weet wat je gedaan hebt. Een achteraf in maart gereconstrueerd jaar overtuigt niet.

8. Reserveer alvast voor de inkomstenbelasting

De aanslag over dit jaar komt pas na je aangifte, maar het geld moet er dan wel zijn. Kijk naar je winst tot nu toe en zet een bedrag apart; als vuistregel voor inkomstenbelasting en Zvw-bijdrage samen ongeveer een derde van je winst. Hoe die rekensom precies loopt, staat in de gids over de aangifte inkomstenbelasting, en met de rekentool hoeveel apart zetten reken je het door voor jouw cijfers.

Zo pak je het aan in Finq

In Finq staat het meeste al klaar: openstaande facturen zie je op je dashboard, bonnen scan je met je telefoon, je uren en kilometers staan het hele jaar al bij elkaar en de rapporten laten je winst tot nu toe zien. De jaarafsluiting wordt dan een controlerondje in plaats van een zoektocht.