Inschrijven bij de KVK als zzp'er: stappenplan

De inschrijving bij de KVK is het officiële startschot van je bedrijf, en hij is minder spannend dan hij klinkt: goed voorbereid ben je er in een half uur doorheen. Dit is wat je vooraf beslist, hoe de afspraak verloopt, en wat er daarna vanzelf en juist niet vanzelf gebeurt.

Voor je afspraak: drie keuzes

Je bedrijfsnaam. Die mag niet misleiden en niet te veel lijken op een bestaande naam in jouw branche en regio. Check de naam vooraf in het Handelsregister op kvk.nl, en kijk meteen of de domeinnaam nog vrij is. Je eigen naam gebruiken mag ook altijd.

Je rechtsvorm. Voor vrijwel elke startende zzp'er is dat de eenmanszaak: geen startkapitaal, weinig administratieve verplichtingen, en je hebt recht op ondernemersaftrek zoals de zelfstandigenaftrek. Het nadeel, privé aansprakelijk zijn voor zakelijke schulden, weegt voor de meeste dienstverleners pas bij groot financieel risico op tegen de kosten van een bv.

Je activiteit. De KVK legt vast wat je bedrijf doet en koppelt daar een SBI-code aan. Omschrijf je werkzaamheden ruim genoeg dat je er ook opdrachten net buiten je kernactiviteit onder kwijt kunt; verzekeraars en banken kijken naar deze code.

De afspraak en de kosten

Inschrijven doe je in twee delen: online het formulier invullen op kvk.nl, daarna langskomen op een KVK-kantoor om je identiteit te laten vaststellen. Neem een geldig identiteitsbewijs mee en, als je al een zakelijk adres buiten je woonadres hebt, het huurcontract van dat pand. Je betaalt eenmalig inschrijfgeld; het actuele bedrag staat op kvk.nl. Reken op enkele tientjes, pinnen bij de afspraak.

Plan je afspraak maximaal een week voor (of tot 90 dagen na) je gewenste startdatum; je kunt niet met terugwerkende kracht ver in het verleden inschrijven.

Wat je krijgt, en wat er nog volgt

Na de afspraak heb je meteen je kvk-nummer: vanaf dat moment sta je in het Handelsregister en kun je factureren. De KVK geeft je gegevens automatisch door aan de Belastingdienst; die beoordeelt of je btw-ondernemer bent en stuurt je btw-id en omzetbelastingnummer per post, meestal binnen twee weken. Wat het verschil tussen die nummers is, lees je in de gids over btw-id, kvk-nummer en ob-nummer. Je hoeft je dus niet apart bij de Belastingdienst aan te melden.

De eerste stappen daarna

• Open een zakelijke rekening, of in elk geval een aparte rekening voor je bedrijf. Waarom dat het overwegen waard is en wat het kost, staat in de gids over de zakelijke rekening.
• Zet je administratie op voordat de eerste bonnen en facturen zich opstapelen. Wat je minimaal moet bijhouden, staat in de gids administratie opzetten.
• Bepaal je uurtarief met de uurtarief-calculator, zodat je eerste offerte niet uit je duim komt.
• Zet je btw-id en kvk-nummer op je facturen en je site zodra ze binnen zijn.

Wat Finq hierin doet

Finq is er voor de dag ná de inschrijving: je zet je kvk-nummer en btw-id één keer bij Instellingen en verstuurt daarna gratis en onbeperkt facturen en offertes die aan de eisen voldoen. Wil je vast oefenen terwijl je op je btw-id wacht, dan kan dat met de gratis factuurtool, zonder account.