PayPal in je boekhouding: transactiekosten, dollars en je bankafschrift

Klanten die via PayPal betalen zijn handig, tot je gaat boekhouden. Het geld komt binnen op een saldo dat niet je bankrekening is, er gaan kosten af die je nergens ziet en de opname naar je bank ziet er verdacht veel uit als omzet. Zo zet je PayPal netjes in je administratie, zonder dat je omzet dubbel telt.

PayPal is een rekening, geen omzet

De eerste en belangrijkste stap: behandel je PayPal-saldo als een betaalrekening. Dat is het ook. Je PayPal-account loopt via PayPal (Europe), een bank met een vergunning in Luxemburg, en het saldo dat daar staat is gewoon jouw geld op een rekening die niet bij je Nederlandse bank staat.

Daaruit volgt de hele rest van dit artikel:

• Je omzet ontstaat als je factureert (of, bij het kasstelsel, als je klant betaalt), niet als je geld naar je bank haalt.
• Het saldo op je PayPal-rekening hoort in je administratie, net als het saldo op je zakelijke rekening.
• Een opname naar je eigen bank verandert alleen waar het geld staat.

De klassieke fout is dat mensen alleen naar hun bankafschrift kijken. Daar zien ze op 3 maart een bijschrijving van € 1.480 van PayPal, en die boeken ze als omzet. Maar dat bedrag is de optelsom van vijf klanten die eerder betaalden, min de kosten die PayPal inhield. De echte omzet is hoger, de kosten ontbreken en de datums kloppen niet. Heb je nog geen aparte zakelijke rekening, lees dan ook waarom een zakelijke rekening handig is.

Opnames en kaartstortingen boek je niet

Geld dat tussen je eigen rekeningen heen en weer gaat is geen omzet en geen kostenpost. Twee gevallen kom je bijna altijd tegen:

• Opname naar je bankrekening. Je haalt je PayPal-saldo naar je bank. In je administratie verplaatst het geld zich; er verandert niets aan je winst.
• Kaartstorting. Je betaalt iets met PayPal terwijl er te weinig saldo staat. PayPal haalt het bedrag van je gekoppelde bankrekening of kaart en betaalt er meteen de aankoop mee. In de PayPal-export zie je dan twee regels die elkaar opheffen.

Bij zo'n kaartstorting staat de echte uitgave op je bankafschrift, als afschrijving van PayPal. Dáár boek je de kosten, met de bon of factuur van de leverancier erbij. Boek je hem ook nog eens vanuit PayPal, dan tel je dezelfde uitgave twee keer.

De transactiekosten van PayPal

PayPal houdt per ontvangst een percentage plus een vast bedrag in. Die kosten zie je nergens op je bankafschrift terug, want ze zijn er al af voordat het geld bij jou komt. Toch zijn het gewoon zakelijke kosten die je van je winst mag aftrekken, dus ze horen in je administratie.

Belangrijk voor je btw-aangifte: er zit geen btw op. Betalingsverkeer is een vrijgestelde financiële dienst, dus PayPal brengt je geen btw in rekening en er valt ook niets als voorbelasting terug te vragen. Zet ze dus niet per ongeluk als 21%-kostenpost in je administratie; dan claim je voorbelasting die er nooit was. Welke kosten wél btw dragen en wat je verder mag aftrekken, staat in zakelijke kosten aftrekken.

Boek de kosten bruto, niet netto. Dus: € 500 omzet en € 15 kosten, niet € 485 omzet. Je factuur staat immers op € 500, en dat bedrag moet in je btw-aangifte terechtkomen.

Ontvangsten in dollars

Betaalt een klant in dollars, dan komt dat bedrag in dollars op je PayPal-saldo. Je omzet boek je in euro's, tegen de koers van de dag waarop de btw verschuldigd wordt: normaal je factuurdatum. Zie factureren in vreemde valuta voor de regels daarover.

Daarna rekent PayPal je dollars zelf om naar euro's, met een eigen koers waar een opslag in zit. Die omrekening staat als een apart paar regels in je export. Wat er na die omrekening in euro's op je saldo staat, is wat je werkelijk aan de opdracht hebt overgehouden. Het verschil met de omzet die je op de factuurdatum boekte, is koersresultaat: dat hoort in je winst, niet in je omzet en niet in je btw-aangifte.

Terugbetalingen en chargebacks

• Terugbetaling. Betaal je een klant terug, dan corrigeer je de bijbehorende factuur. Een gedeeltelijke terugbetaling wordt een creditfactuur voor dat deel; een volledige terugbetaling crediteert de hele factuur. De btw corrigeert mee in het kwartaal waarin je crediteert.
• Chargeback. Draait de klant de betaling via zijn bank of creditcardmaatschappij terug, dan gaat het bedrag van je saldo af. Ook dat corrigeer je via een creditfactuur, tenzij je de zaak wint en het geld terugkomt.
• Geschilkosten. Bij een geschil of chargeback rekent PayPal soms een vast bedrag. Dat zijn kosten, geen inkoop, en ook hier zonder btw.

Betalingen aan leveranciers via de PayPal-kaart

Koop je zelf iets en betaal je met PayPal, dan hangt het ervan af waar het geld vandaan kwam. Stond er saldo, dan is het een uitgave vanaf je PayPal-rekening. Kwam het van je gekoppelde bankrekening of kaart, dan staat de uitgave op je bankafschrift en boek je hem daar.

De regel om te onthouden: boek elke uitgave één keer, op de rekening waar het geld écht vandaan ging. En bewaar de factuur van de leverancier. Een PayPal-regel met "Betaling aan Acme Ltd" is geen factuur en geeft je geen recht op aftrek van voorbelasting.

Zo exporteer je je PayPal-transacties

PayPal heeft geen koppeling met boekhoudpakketten voor gewone gebruikers; die loopt via een partnerprogramma. Voor jou betekent dat: exporteren en importeren.

1. Log in bij PayPal en ga naar Activiteiten.
2. Kies Overzichten en dan het activiteitenoverzicht.
3. Kies de periode en alle transacties, niet alleen de voltooide betalingen.
4. Download als CSV, niet als PDF.

De PDF ziet er netter uit maar mist de transactiereferenties en de saldokolom, en juist die twee heeft een boekhoudprogramma nodig om te ontdubbelen en de import na te rekenen. Kies je de CSV, dan krijg je per regel het brutobedrag, de kosten, het nettobedrag, de valuta en het saldo.

Doe dit elk kwartaal, ruim voor je btw-aangifte, dan loop je nooit achter de feiten aan. Bewaar het gedownloade bestand ook zelf: je bewaarplicht loopt zeven jaar, en dat is langer dan je een export zomaar opnieuw kunt maken.

Zo doe je het in Finq

Op de Bank-pagina van Finq staat een aparte tab PayPal. Daar importeer je het activiteitenoverzicht, en Finq doet de vertaalslag naar je administratie:

• Transactiekosten worden automatisch als kostenpost geboekt, apart van de ontvangst, zonder btw. Bruto blijft dus bruto.
• Opnames naar je bank en kaartstortingen worden automatisch genegeerd. De betaling die met een kaartstorting gefinancierd is, wordt ook genegeerd: die uitgave hoort bij je bankafschrift.
• Bedragen in andere valuta worden omgerekend. Zette PayPal er zelf een omrekening bij, dan gebruikt Finq die koers; anders stelt hij de ECB-koers van die dag voor. Je kunt de koers per regel zelf aanpassen, ook door het eurobedrag van je afschrift in te vullen en Finq de koers te laten uitrekenen.
• Koppelen aan een factuur gaat op factuurnummer. PayPal zet jouw factuurnummer in de export; Finq herkent daaraan welke factuur betaald is. Een terugbetaling volgt automatisch dezelfde factuur.
• Het saldo wordt nagerekend, per valuta apart, zodat je meteen ziet of je export compleet is.

Bankafschriften importeer je op de tab Bank, PayPal op de tab PayPal. Bekijk hoe het boekhoudprogramma werkt.

Dit artikel is algemene uitleg, geen persoonlijk belastingadvies. De btw-vrijstelling voor betalingsverkeer staat in artikel 135 van de btw-richtlijn en artikel 11 van de Wet op de omzetbelasting; controleer je eigen situatie op belastingdienst.nl of overleg met je boekhouder.