Factureren in dollars, ponden of franken: btw, koers en je administratie

Een Amerikaanse klant wil in dollars betalen, een Britse opdrachtgever rekent in ponden. Dat mag gewoon: je factuur hoeft niet in euro's te staan. Eén bedrag wel, en je administratie blijft ook gewoon in euro's. Welke koers je gebruikt, wat er verplicht op de factuur moet en wat je doet als er bij de betaling net iets meer of minder binnenkomt.

Mag je in een andere valuta factureren?

Ja. Er is geen regel die je verplicht om in euro's te factureren. Spreek je met een klant een bedrag in dollars af, dan zet je dollars op de factuur. Dat geldt voor elke valuta en voor klanten binnen en buiten de EU.

Wat niet verandert, is de rest van je factuur: je gegevens met KvK- en btw-nummer, een factuurnummer uit een doorlopende reeks, de datum en een omschrijving. Alle gewone factuureisen blijven overeind, en daar komt één ding bij.

Het btw-bedrag staat altijd in euro's

De bedragen op je factuur mogen in elke munteenheid staan, maar het te betalen btw-bedrag moet in euro's worden uitgedrukt. Dat staat in artikel 230 van de Europese btw-richtlijn en in artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting.

In de praktijk zet je dus je regels, je subtotaal en je totaal in de valuta van je klant, en daaronder een regel met het btw-bedrag in euro's:

De gebruikte koers hoeft er wettelijk niet bij, maar zet hem er toch op. Je klant ziet dan waar het eurobedrag vandaan komt, en bij een controle hoeft niemand te reconstrueren met welke koers je gerekend hebt.

Reken je geen btw omdat je hem verlegt, omdat je vrijgesteld bent of omdat je klant buiten de EU zit, dan is er geen btw-bedrag om te vermelden. Zet dan het totaal in euro's onder de factuur, met de koers erbij. Dat is niet verplicht, maar het scheelt je later een puzzel.

Welke koers gebruik je?

Je rekent om tegen de koers op het moment dat de btw verschuldigd wordt. Bij een gewone dienstfactuur is dat de factuurdatum, dus in de praktijk: de koers van de dag waarop je de factuur maakt.

Welke koers je daarvoor pakt, mag je zelf kiezen:

• de referentiekoers van de Europese Centrale Bank van die dag, of
• de laatst gepubliceerde verkoopkoers.

De voorwaarde is dat je consequent bent. Kies één bron en gebruik die voor al je facturen. Per factuur wisselen naar de koers die op dat moment het gunstigst uitkomt is precies wat bij een controle opvalt. Valt je factuurdatum op een zaterdag, zondag of feestdag, dan publiceert de ECB die dag geen koers en geldt die van de laatste werkdag gewoon door.

Je administratie blijft in euro's

Een Nederlandse administratie is een administratie in euro's. Je omzet, je winst, je btw-aangifte en je aangifte inkomstenbelasting staan allemaal in euro's, ook als je facturen in dollars de deur uit gaan.

Dat betekent dat je van elke factuur in vreemde valuta twee bedragen bewaart: het bedrag zoals het op de factuur staat, en het omgerekende bedrag in euro's waarmee je boekt. Het omgerekende bedrag is de omzet die in rubriek 1a van je btw-aangifte terechtkomt en die meetelt in je winst. Bewaar de gebruikte koers erbij: zonder koers is het eurobedrag niet meer na te rekenen, en dat is precies wat de bewaarplicht van je vraagt.

Wat als er meer of minder binnenkomt?

Tussen je factuurdatum en de dag dat je klant betaalt beweegt de koers. Op een factuur van $ 6.050 komt dus bijna nooit precies het eurobedrag binnen dat je geboekt hebt. Een voorbeeld:

• Je factureert $ 6.050 op 3 maart, koers 0,8600. Je boekt € 5.203 omzet plus btw.
• Je klant betaalt op 2 april, en de bank schrijft € 5.250 bij.
• Het verschil van € 47 is koersresultaat.

Dat verschil is geen extra omzet en het verandert niets aan je btw. De btw is verschuldigd geworden op de factuurdatum, tegen de koers van die dag, en die aangifte blijft staan. Koersresultaat hoort in je winst- en verliesrekening als koerswinst of koersverlies, en telt dus wel mee voor je inkomstenbelasting. Komt er minder binnen, dan is het koersverlies en drukt het je winst.

Let op het verschil met een klant die te weinig betaalt. Je factuur van $ 6.050 is pas voldaan als er $ 6.050 binnen is. Vergelijk dus in de valuta van de factuur, niet in euro's, anders zet je een factuur op betaald terwijl er nog geld open staat.

Crediteren doe je tegen dezelfde koers

Moet je een factuur in dollars terugdraaien, dan maak je een creditfactuur in dezelfde valuta en tegen de koers van de oorspronkelijke factuur. Dan valt de correctie in euro's precies weg tegen wat je eerder hebt geboekt en aangegeven.

Zou je de koers van de creditdatum gebruiken, dan blijft er in je administratie een restje omzet en een restje btw achter dat nergens meer bij hoort. Datzelfde geldt voor een deelcreditering: dezelfde koers, gewoon over een kleiner bedrag.

Btw bij klanten buiten Nederland

Een andere valuta zegt niets over de btw. Of je btw rekent, hangt af van wie je klant is en waar hij zit, niet van de munt waarin hij betaalt. Een Nederlandse klant die in dollars wil afrekenen krijgt gewoon 21% btw op de factuur.

Lever je aan een ondernemer in een ander EU-land, dan verleg je de btw meestal; bij een klant buiten de EU valt je dienst er vaak helemaal buiten. Hoe dat werkt en wat er dan op de factuur moet, staat in factureren naar het buitenland. Gaat je factuur ook nog in het Engels de deur uit, kijk dan bij een factuur in het Engels maken voor de datum- en getalnotatie.

Zo doe je het in Finq

In Finq kies je de valuta per factuur: euro, dollar, pond of Zwitserse frank. De regels op de factuur staan dan in die valuta.

• De koers wordt voorgesteld, niet opgelegd. Finq haalt de ECB-referentiekoers van je factuurdatum op en vult die in. Wil je een andere koers gebruiken, dan overschrijf je hem gewoon.
• De koers staat op de factuur. Onder de totalen komt automatisch het btw-bedrag en het totaal in euro's, met de gebruikte koers erbij. Precies wat er wettelijk op moet.
• Je administratie blijft in euro's. De omzet die in je btw-aangifte, je rapporten en je belastingreservering terechtkomt is altijd het omgerekende eurobedrag.
• Koersresultaat rekent Finq zelf uit. Zodra een factuur in vreemde valuta helemaal betaald is, verschijnt het verschil als koersresultaat in Rapporten, apart van je omzet.
• Betaald is betaald in de factuurvaluta. Finq vergelijkt de binnengekomen bedragen in dollars met het factuurbedrag in dollars, dus een koersverschil zet nooit ten onrechte een factuur op open of op betaald.

Eén ding kan alleen in euro's: de online betaallink via Mollie. Een factuur in dollars verstuur je dus als PDF of via een factuurlink. Hetzelfde gaat straks gelden voor e-facturen via Peppol, die zijn ook in euro's.

Bekijk hoe factureren werkt in Finq.

Dit artikel is algemene uitleg, geen persoonlijk belastingadvies. De regels over de valuta op een factuur staan in artikel 230 van de btw-richtlijn en artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting; controleer je eigen situatie op belastingdienst.nl of overleg met je boekhouder.