Nederlandse belastingtermen uitgelegd voor freelancers: van btw tot zelfstandigenaftrek

De Belastingdienst praat Nederlands, ook tegen wie dat niet spreekt. Gelukkig is de woordenlijst kort: met ongeveer dertig termen kom je door je eerste jaren als freelancer in Nederland. Hier staan ze op een rij, per term wat het betekent, waarom het jou aangaat en waar je het in Finq terugvindt.

Hoe je deze lijst gebruikt

Nederlandse belastingtaal ziet er ondoordringbaar uit, maar het zijn er niet veel. Ongeveer dertig woorden dekken vrijwel alles wat je als freelancer in Nederland tegenkomt, en zodra je die herkent zijn de Nederlandstalige schermen van de Belastingdienst gewoon invulformulieren.

De lijst hieronder staat in de volgorde waarin je de woorden tegenkomt: eerst je nummers en inlogmiddelen, dan de btw, dan de inkomstenbelasting, dan de woorden die alleen gelden als je hierheen bent verhuisd. Bedragen zijn van belastingjaar 2026 en veranderen bijna elk jaar; controleer het actuele getal voordat je erop rekent.

Werk je liever helemaal in het Engels? Lees dan ook freelancen zonder Nederlands.

Je nummers en inlogmiddelen

BSN (burgerservicenummer)

Je persoonlijke overheidsnummer, dat je krijgt als je je inschrijft bij je gemeente. Zonder BSN kun je geen DigiD aanvragen, je niet inschrijven bij de KVK en niets regelen met de Belastingdienst. Het is een privénummer: zet het nooit op een factuur of website.

DigiD

Je persoonlijke inlogmiddel voor de Nederlandse overheid. Je vraagt het aan met je BSN en het duurt een paar dagen voordat je de activatiecode per post krijgt, dus regel het voordat je het nodig hebt. Met DigiD log je in op Mijn Belastingdienst, Mijn Toeslagen en, als eenmanszaak, ook op Mijn Belastingdienst Zakelijk.

eHerkenning

Het zakelijke inlogmiddel, te vergelijken met DigiD maar dan voor een organisatie. Je koopt het bij een erkende leverancier en betaalt er een abonnement voor. Goed nieuws voor de meeste freelancers: met een eenmanszaak heb je geen eHerkenning nodig, je logt gewoon in met DigiD. Pas bij een bv of een andere rechtspersoon is eHerkenning verplicht.

KVK-nummer

Het nummer van acht cijfers dat je bij inschrijving in het Handelsregister krijgt. Het identificeert je onderneming, verandert nooit en moet op je facturen staan. De inschrijving zelf kost eenmalig € 85,15 (2026). Zie inschrijven bij de KVK.

Btw-id (btw-identificatienummer)

Je openbare btw-nummer, in de vorm NL123456789B01. Het komt na je KVK-inschrijving per post van de Belastingdienst en hoort op je facturen en je website. Verwar het niet met je omzetbelastingnummer (ob-nummer): dat is het interne nummer waarmee je aangifte doet, het is bij een eenmanszaak op je BSN gebaseerd en het hoort dus nergens openbaar. Het verschil staat uitgelegd in btw-id, KVK-nummer en ob-nummer.

Mijn Belastingdienst Zakelijk

Het zakelijke portaal van de Belastingdienst. Hier doe je je btw-aangifte, vraag je een voorlopige aanslag aan of wijzig je die, en meld je je aan of af voor de KOR. Het oude ondernemersportaal bestaat niet meer. De schermen zijn Nederlands; de vaste structuur van rubrieknummers maakt dat minder erg dan het klinkt.

De btw-woorden

Btw (omzetbelasting)

Btw en omzetbelasting zijn twee namen voor hetzelfde: belasting over de toegevoegde waarde, die je als ondernemer int voor de Belastingdienst. Het standaardtarief is 21%, met 9% voor een aantal specifieke goederen en diensten. De btw op je facturen is nooit jouw geld: zet hem apart.

In Finq: je zet je btw-tarief per factuurregel, en het scherm BTW telt alles per rubriek bij elkaar.

Aangifte

Het Nederlandse woord voor een belastingaangifte, of dat nu de btw is of de inkomstenbelasting. "Aangifte doen" is dus gewoon: het formulier invullen en versturen. Een nihilaangifte is een aangifte waarin alles nul is; die moet je ook indienen als je een kwartaal niets hebt gefactureerd.

Kwartaal

De meeste freelancers doen btw-aangifte per kwartaal. De deadline is telkens de laatste dag van de maand ná het kwartaal, en op diezelfde datum moet je betaling binnen zijn: Q1 uiterlijk 30 april, Q2 uiterlijk 31 juli, Q3 uiterlijk 31 oktober, Q4 uiterlijk 31 januari. Meer daarover in btw-aangifte doen als zzp'er.

Factuurstelsel en kasstelsel

Twee manieren om te bepalen in welk kwartaal een bedrag valt. Onder het factuurstelsel telt de factuurdatum, ongeacht wanneer je klant betaalt; dat is de standaard als je aan andere ondernemers levert. Onder het kasstelsel telt de dag waarop het geld binnenkomt; dat geldt voor ondernemers die vooral aan particulieren leveren. Voorbelasting op je eigen kosten trek je in beide stelsels af in het tijdvak van de uitgave.

In Finq: je kiest het stelsel één keer in Instellingen en de aangiftepagina rekent daarmee.

Verlegde btw (btw verleggen)

Bij verlegging staat er geen btw op je factuur, maar draagt je klant hem af. Dat komt in drie situaties voor: bij zakelijke klanten in andere EU-landen, in de bouw bij onderaanneming, en bij een aantal andere aangewezen leveringen. Op de factuur zet je "btw verlegd" plus het btw-nummer van je klant. Zie factureren naar het buitenland.

KOR (kleineondernemersregeling)

Een vrijstelling voor kleine ondernemers: onder de € 20.000 omzet per kalenderjaar mag je kiezen om helemaal geen btw meer te rekenen en geen aangifte meer te doen. De prijs is dat je ook geen voorbelasting meer terugkrijgt. Voor wie aan particulieren levert is dat meestal winst, voor wie aan bedrijven levert meestal verlies. Alle afwegingen in de KOR uitgelegd.

De woorden van de inkomstenbelasting

IB (inkomstenbelasting)

De belasting over je inkomen, inclusief je winst uit onderneming. Je doet één keer per jaar aangifte, over het voorgaande kalenderjaar, vóór 1 mei. Voor 2026 lopen de tarieven in box 1 van 35,70% tot € 38.883, via 37,56% tot € 79.137, naar 49,50% daarboven. Zie aangifte inkomstenbelasting als zzp'er.

Voorlopige aanslag

Een schatting van je belasting over het lopende jaar, die je in maandelijkse termijnen betaalt. Zo hoef je niet één keer per jaar een groot bedrag op te hoesten. Schat je te laag, dan volgt na je aangifte een naheffing plus rente; schat je te hoog, dan heb je een jaar renteloos voorgeschoten. Je kunt je voorlopige aanslag het hele jaar door online aanpassen, en dat is precies wat je moet doen als je jaar anders loopt dan gedacht. Zie de voorlopige aanslag.

Zvw-bijdrage (inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet)

De verrassing voor bijna elke starter. Naast je maandelijkse zorgpremie betaal je over je winst een aparte bijdrage voor de Zorgverzekeringswet: in 2026 is dat 4,85% over je winst, tot een grondslag van € 79.409. Werknemers merken dit nooit, want hun werkgever betaalt het. Bij jou komt het als een eigen aanslag, of het zit in je voorlopige aanslag. Reken het mee als je geld apart zet, en lees ook zorgverzekering als zzp'er.

Jaaropgaaf

Het jaaroverzicht dat een werkgever, uitkeringsinstantie of pensioenfonds je stuurt, met je brutoloon en de ingehouden loonheffing. Voor je onderneming krijg je er geen: die cijfers komen uit je eigen administratie. Heb je naast je onderneming ook loon, dan heb je de jaaropgaaf nodig bij je aangifte inkomstenbelasting.

Ondernemersaftrek

Het verzamelwoord voor de aftrekposten die alleen ondernemers krijgen, met de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek als bekendste. Vrijwel allemaal vragen ze dat je aan het urencriterium voldoet. Zie aftrekposten voor zzp'ers.

Urencriterium

De eis van 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming, ongeveer 24 uur per week het hele jaar door. Alle uren tellen mee, niet alleen de declarabele: acquisitie, administratie, reistijd en studie horen er ook bij. Twee dingen om te weten. De eis wordt niet naar rato verlaagd als je halverwege het jaar start. En je moet je uren aannemelijk maken, dus je hebt een urenregistratie nodig die je tijdens het jaar bijhoudt. Naast een baan geldt er ook een grotendeelseis: je moet meer tijd aan je onderneming besteden dan aan je andere werk, tenzij je starter bent. Zie het urencriterium.

In Finq: je uren staan in een agenda per dag en per project, dus je bouwt de registratie op zonder er apart werk aan te hebben.

Zelfstandigenaftrek

Een vast bedrag dat van je winst af mag als je aan het urencriterium voldoet. In 2026 is dat € 1.200. Het bedrag wordt afgebouwd: voor 2027 staat € 900 op de rol.

Startersaftrek

Een extra aftrek van € 2.123 (2026) bovenop de zelfstandigenaftrek. Je mag hem gebruiken in maximaal drie van je eerste vijf jaar als ondernemer, en de voorwaarde is dat je in één of meer van de vijf voorgaande kalenderjaren geen ondernemer was en in die periode niet meer dan twee keer zelfstandigenaftrek toepaste.

Mkb-winstvrijstelling

Een vrijstelling van 12,7% (2026) van je winst nadat de ondernemersaftrek eraf is. Je hoeft er niets voor te doen en het urencriterium geldt er niet voor: de aangifte past hem automatisch toe.

Wet DBA en schijnzelfstandigheid

Schijnzelfstandigheid is werken als freelancer op papier terwijl de praktijk gewoon een dienstverband is: je werkt onder leiding van je opdrachtgever, functioneert als een vaste collega en loopt nauwelijks ondernemersrisico. De Wet DBA legt de beoordeling daarvan bij opdrachtgever en opdrachtnemer samen. Het handhavingsmoratorium is per 1 januari 2025 afgelopen, dus de Belastingdienst controleert weer. Er bestaat geen afvinklijst; alle feiten en omstandigheden wegen samen mee. Zie schijnzelfstandigheid en de Wet DBA.

Je administratie

Jaarrekening

Een jaarrekening met balans en winst-en-verliesrekening, gedeponeerd bij de KVK, is verplicht voor bv's en andere rechtspersonen. Voor een eenmanszaak niet. Je levert je cijfers via je aangifte inkomstenbelasting, waarin je wel een balans en een winst-en-verliesrekening invult. Een boekhouder die je een dure jaarrekening aanbiedt voor je eenmanszaak verkoopt je iets wat de wet niet vraagt.

Bewaarplicht

Je administratie moet je zeven jaar bewaren, gerekend vanaf het einde van het jaar waarop de stukken betrekking hebben. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar. Digitaal bewaren mag, maar dan wel in de vorm waarin je het ontving: een pdf-factuur blijft een pdf, uitprinten en weggooien mag niet. Zie facturen bewaren.

Twee woorden die alleen voor internationals gelden

M-formulier (M-aangifte)

De aangifte over het jaar waarin je naar Nederland verhuisde (of vertrok). De M staat voor migratie: één aangifte die twee periodes combineert, de maanden dat je hier woonde en de maanden daarbuiten. Er zit vaak geld in, omdat er in dat jaar meestal te veel is ingehouden. Zie het M-formulier.

30%-regeling (expatregeling)

De regeling waarmee een werkgever een deel van het loon van een uit het buitenland aangeworven werknemer belastingvrij mag uitbetalen. Voor 2025 en 2026 is dat maximaal 30%; vanaf 2027 gaat het naar maximaal 27%. Belangrijk voor freelancers: het is een loonheffingenregeling en geldt dus alleen voor werknemers. Met een eenmanszaak heb je geen werkgever en geen loon, dus je komt er niet voor in aanmerking. De uitzondering via je eigen bv staat in de 30%-regeling en freelancen.

Zo doe je het in Finq

Deze woordenlijst helpt bij het lezen; je administratie moet je nog steeds voeren. Finq is volledig tweetalig, dus je werkt in het Engels terwijl de cijfers die je overtikt gewoon in de Nederlandse rubrieken passen.

• Facturen in het Nederlands of Engels, per klant in te stellen, en desgewenst in dollars, ponden of Zwitserse franken.
• BTW zet je aangifte klaar per rubriek (1a, 1b, 1e, 2a, 5b en de rest), zodat overtikken op Mijn Belastingdienst Zakelijk genoeg is.
• Uren bouwt de urenregistratie op die het urencriterium van je vraagt.
• Rapporten laat je winst per jaar zien plus een belastingreservering die de schijven, de ondernemersaftrek, de mkb-winstvrijstelling én de Zvw-bijdrage meerekent.

Bekijk hoe het boekhoudprogramma werkt.

Dit artikel is algemene uitleg, geen persoonlijk belastingadvies. Bedragen en percentages zijn die van belastingjaar 2026, gecontroleerd op 6 september 2026 op belastingdienst.nl (zelfstandigenaftrek 2026, startersaftrek, mkb-winstvrijstelling 2026, urencriterium, percentages bijdrage Zvw, voorwaarden KOR, bewaarplicht, inloggen voor ondernemers en de expatregeling) en op kvk.nl (inschrijfvergoeding). Ze veranderen bijna elk jaar: controleer je eigen situatie op belastingdienst.nl of bij je boekhouder.